Base de conocimiento con IA para consultoras: por dónde empezar

Una base de conocimiento con IA para consultoras debe empezar por las metodologías y los estándares de la firma, porque se reutilizan en casi todos los proyectos, cambian poco y pertenecen por completo a la firma. Las propuestas y los resúmenes de proyecto van en segundo lugar. Las carpetas de proyecto sin depurar, el correo y el chat van al final, y muchas firmas nunca llegan a necesitarlos.

El error habitual es empezar por el volumen. Cargar todos los archivos de la firma parece lo más completo, y el resultado es una biblioteca en la que un borrador ya sustituido pesa lo mismo que la versión aprobada. Una herramienta de IA que lea esa biblioteca citará la que encuentre primero.

Por qué es mejor empezar con poco

Una biblioteca pequeña es mejor porque puedes fiarte de cada entrada. Veinte documentos que alguien ha leído y aprobado mejoran un borrador. Veinte mil que nadie ha mirado desde que se guardaron añaden sobre todo ruido y, de vez en cuando, algo erróneo.

Empezar con poco también facilita juzgar el primer resultado. Cuando un borrador cita uno de veinte documentos conocidos, el consultor que lo lee conoce la fuente y ve enseguida si se ha usado bien.

Qué añadir, y en qué orden

Añade el material en este orden. Cada paso es útil por sí solo, así que no hace falta terminar la lista para que la gente empiece a trabajar.

Si no hay tiempo para más, quédate en el paso dos. Solo con las metodologías y los estándares ya cambian la estructura y el tono de lo que devuelve la herramienta, que es justo lo que más tiempo pasan corrigiendo los revisores.

Qué dejar fuera

Deja fuera todo lo que nadie querría ver citado. Eso incluye borradores que se sustituyeron, debates internos sobre un cliente, notas personales y versiones antiguas de documentos que ya tienen una versión vigente.

El material de cliente es un caso aparte. No debe estar en la biblioteca de toda la firma. Va con el propio proyecto del cliente, solo lo pueden leer quienes ya tienen acceso a él y solo se usa en el trabajo para ese cliente. La guía de conocimiento conectado explica la separación entre lo que pertenece a la firma y lo que pertenece al cliente.

Asigna un responsable a cada entrada

Cada entrada necesita una persona que la apruebe y a la que preguntar cuando se quede desactualizada. Sin responsable, la biblioteca se llena de documentos que eran correctos cuando se añadieron y que nadie ha revisado desde entonces.

El trabajo del responsable es ligero. Confirma que la entrada es la versión vigente, que no contiene nada que no deba reutilizarse y que sigue reflejando cómo trabaja la firma. Lo que aún no está aprobado puede estar en la biblioteca, siempre que esté marcado como borrador para que lectores y herramientas lo traten como tal.

El responsable también zanja discusiones. Cuando hay dos versiones de un método, decide cuál usa la firma. Así la biblioteca tiene una sola versión y el desacuerdo no reaparece en cada borrador.

Cómo saber si la biblioteca sirve

Una base de conocimiento sirve si los borradores la citan y si las citas son correctas. Pasadas las primeras semanas, coge unos cuantos borradores y comprueba tres cosas: que entre las fuentes aparecen entradas de la firma, que eran las entradas adecuadas para la tarea y que los revisores corrigen la estructura y el tono menos que antes.

Si nunca se cita ninguna entrada, o la biblioteca tiene el material equivocado o sus entradas lo describen mal. Si se citan las entradas equivocadas, dos de ellas se solapan y una debería salir. Las dos cosas son más baratas de arreglar con veinte entradas que con dos mil.

Cómo funciona en Hebno

Hebno reúne las metodologías, los estándares y las notas de la firma en una sola biblioteca. Un responsable aprueba cada entrada, y las que no están aprobadas aparecen marcadas como borradores. Cualquiera puede hacer una pregunta a la biblioteca en lenguaje natural. Cuando lanzas una investigación, Hebno incorpora el fragmento que hace falta, y cada respuesta cita su entrada. Los archivos de cliente se conectan por separado, con los permisos que ya tienen. En la página de Conocimiento puedes ver la biblioteca.

Para ver cómo encaja la biblioteca con el resto de herramientas de la firma, consulta cómo conectar las herramientas y los datos de tu firma a la IA.