Cómo crear un asistente de IA para consultoras

Un asistente de IA para el trabajo con clientes es un flujo de trabajo que lleva incorporadas las metodologías de la firma, sus fuentes aprobadas y su formato de entrega, de modo que una persona le pasa un briefing y recibe un primer borrador que ya parece trabajo de la firma. Es más que un paso automatizado: agrupa un pequeño conjunto de flujos de trabajo y reglas en torno a un tipo de proyecto recurrente, con un alcance lo bastante acotado como para que el equipo lo use en lugar de empezar desde una ventana en blanco.

Una herramienta que se vende como un asistente que responde a cualquier cosa con lo que encuentre se parece más a una ventana de chat genérica con el logotipo de la firma. La versión útil es más estrecha: pensada para un tipo de briefing, limitada a las fuentes aprobadas para ese briefing y configurada para entregar el resultado con una estructura que el revisor ya reconoce.

Cuándo no basta con un solo flujo de trabajo

Un flujo de trabajo reutilizable es un método repetible puesto por escrito: las fuentes, los pasos en orden y la forma del resultado para un tipo de tarea. La mayor parte del trabajo recurrente solo necesita eso. Un análisis de competidores, una estimación del tamaño de mercado, el primer borrador de un informe periódico: cada uno es un único flujo de trabajo, y crear tres distintos para tres tareas distintas funciona bien.

Merece la pena crear un asistente cuando la gente pide a menudo varios flujos de trabajo relacionados, y casi siempre juntos, de modo que empaquetarlos con las reglas sobre cuál toca en cada caso ahorra tiempo de verdad. Un equipo que atiende peticiones de investigación sobre nuevos clientes, por ejemplo, puede hacer un análisis de competidores, una revisión de posicionamiento y un informe de grupos de interés en casi todos los proyectos, en un orden parecido y con fuentes que en buena parte se repiten. En ese punto, un asistente configurado con la secuencia y la lista de fuentes para esa categoría de trabajo es mejor que tres flujos sueltos y una persona que decide cuál ejecutar y cuándo.

Qué definir antes de crear uno

Crear un asistente exige poner por escrito más cosas que para un solo flujo de trabajo, porque hay que definir qué briefings atiende además de cómo los atiende.

Alcance: la categoría de briefing para la que está pensado, formulada de forma lo bastante concreta como para que alguien sepa a la primera si una petición encaja. «Investigación de nuevo cliente» es un alcance. «Investigación» no lo es.

Fuentes: qué fuentes externas, trabajo previo de la firma y material de cliente autorizado puede usar y, igual de importante, qué no puede tocar. Si nadie lo restringe y puede entrar en los archivos de todos los clientes, tienes un problema de tratamiento de datos que todavía no ha salido a la luz.

Forma del resultado: las secciones, el formato y la estructura que necesita el borrador final, ajustados a lo que el revisor de ese tipo de trabajo ya espera ver.

Rechazos: qué debe rechazar o señalar el asistente en lugar de intentarlo, como un briefing que queda fuera de su categoría o uno que necesitaría una fuente que no tiene aprobada. Si el asistente intenta de todos modos un briefing para el que no se creó, produce un borrador que parece terminado pero no lo está. A un revisor se le escapa con más facilidad un borrador que parece correcto y no lo es que un aviso de que el briefing no encaja.

Responsable: quién actualiza las fuentes, los pasos y las reglas de formato del asistente a medida que cambian las metodologías de la firma. Como cualquier flujo de trabajo, se queda desfasado si no tiene un responsable con nombre.

Un ejemplo práctico

Volvamos al caso de la investigación de nuevos clientes. Antes de que existiera el asistente, tres consultores hacían cada uno su propia versión del análisis de competidores, la revisión de posicionamiento y el informe de grupos de interés, en el orden que quisieran y con las fuentes que prefiriera cada uno. Los resultados variaban según quién estuviera asignado al proyecto.

Alcance: investigación de nuevo cliente para un proyecto de estrategia; no un análisis a fondo de un solo competidor ni el trabajo continuo con la cuenta.

Fuentes: los análisis anteriores de la firma para clientes parecidos, el material de posicionamiento del propio cliente y una lista fija de fuentes públicas que la firma ya ha validado para este tipo de investigación.

Pasos: recuperar los análisis anteriores pertinentes para tomar su estructura, identificar a partir del briefing los competidores más relevantes del cliente, investigar cada uno con el mismo conjunto de criterios, redactar la comparativa, después el informe de grupos de interés y después el resumen de posicionamiento.

Forma del resultado: una tabla comparativa de competidores, un informe de grupos de interés de una página y un breve resumen de posicionamiento, en el orden en que el revisor espera abrirlos.

Rechazos: una petición de seguimiento continuo de la competencia una vez empezado el proyecto, que es un flujo de trabajo distinto y recurrente, fuera del alcance de este asistente.

Una vez puesto por escrito y creado como un único asistente, cualquier consultor asignado a un proyecto nuevo podía partir de la misma configuración en lugar de reconstruirla o, peor aún, de recurrir a la versión que hubiera usado en su último proyecto.

Dónde sigue haciendo falta la revisión

Nada de esto cambia lo que pasa cuando vuelve el borrador. Un asistente produce un primer borrador a partir de fuentes definidas y con un formato conocido. Decidir si el borrador está listo para el cliente sigue siendo cosa de una persona. Quien lo revisa sigue comprobando las afirmaciones con fuente frente a la evidencia, sigue aplicando el criterio que el briefing necesita de verdad y sigue dando el visto bueno, igual que en cualquier trabajo fiable para clientes hecho con IA.

Lo que cambia con un asistente es el punto de partida. Con uno bien acotado, el revisor comprueba un borrador hecho como ya trabaja la firma, en lugar de una respuesta genérica a una pregunta genérica. Así se aprovecha mejor el tiempo del revisor, pero la revisión sigue siendo necesaria.