KI-Wissensdatenbank für Beratungen: was zuerst hineingehört
5 Minuten Lesezeit
Die meisten Häuser starten eine Wissensdatenbank, indem sie alles hochladen, was sie haben, und bekommen dann auf jede Frage schwache Antworten. Eine kleine Bibliothek mit dem richtigen Material, in der richtigen Reihenfolge aufgebaut, nützt ab der ersten Woche.
Eine KI-Wissensdatenbank für Beratungen sollte mit den Methoden und Standards des Hauses beginnen. Sie kommen in fast jedem Projekt wieder zum Einsatz, ändern sich langsam und gehören ganz dem Haus. Angebote und Projektberichte folgen an zweiter Stelle. Rohe Projektordner, E-Mails und Chats kommen zuletzt, und viele Häuser brauchen sie nie.
Der häufigste Fehler ist, mit Masse anzufangen. Alle Dateien des Hauses hochzuladen fühlt sich gründlich an, ergibt aber eine Bibliothek, in der ein überholter Entwurf genauso viel zählt wie die freigegebene Fassung. Ein KI-Tool, das in dieser Bibliothek sucht, zitiert dann die Fassung, die es gerade findet.
Warum ein kleiner Anfang besser funktioniert
Eine kleine Bibliothek ist besser, weil Sie jedem Eintrag darin trauen können. Zwanzig Dokumente, die jemand gelesen und freigegeben hat, machen einen Entwurf besser. Zwanzigtausend, die seit dem Speichern niemand mehr angesehen hat, bringen vor allem Rauschen und gelegentlich etwas Falsches.
Ein kleiner Anfang macht auch das erste Ergebnis leicht zu beurteilen. Zitiert ein Entwurf eines von zwanzig bekannten Dokumenten, kennen Sie als Leser die Quelle und sehen sofort, ob sie gut genutzt wurde.
Was Sie in welcher Reihenfolge aufnehmen
Nehmen Sie das Material in der folgenden Reihenfolge auf. Jeder Schritt ist für sich schon nützlich, Sie müssen die Liste also nicht abarbeiten, bevor das Team damit arbeitet.
| Reihenfolge | Was Sie aufnehmen | Warum es an dieser Stelle steht |
|---|---|---|
| 1 | Methoden und Frameworks, die das Haus nutzt | In den meisten Projekten wiederverwendet und Eigentum des Hauses |
| 2 | Qualitätsstandards und Hausstil | Prägt jeden Entwurf und ist kurz genug, um in einer Stunde freigegeben zu werden |
| 3 | Gewonnene Angebote der letzten Zeit | Zeigt, wie das Haus seine eigene Arbeit beschreibt |
| 4 | Projektberichte ohne Kundendetails | Bewahrt die Erkenntnisse und lässt das Kundenmaterial weg |
| 5 | Recherchenotizen und Leselisten | Nützlich, veraltet aber schnell und braucht jemanden, der sie aktuell hält |
Hören Sie nach Schritt zwei auf, wenn nicht mehr Zeit da ist. Schon Methoden und Standards allein verändern Struktur und Ton dessen, was zurückkommt, und genau dort verbringen Prüfende die meiste Zeit mit Korrekturen.
Was draußen bleibt
Lassen Sie alles weg, was niemand zitiert sehen möchte. Dazu gehören ersetzte Entwürfe, interne Diskussionen über einen Kunden, persönliche Notizen und alte Versionen von Dokumenten, von denen es eine aktuelle Fassung gibt.
Kundenmaterial ist ein eigener Fall. Es gehört überhaupt nicht in die hausweite Bibliothek. Sein Platz ist das Projekt des jeweiligen Kunden: lesbar nur für die Personen, die es ohnehin öffnen können, und genutzt nur für die Arbeit dieses Kunden. Der Leitfaden zu angebundenem Wissen erklärt die Trennung zwischen dem, was dem Haus gehört, und dem, was einem Kunden gehört.
Für jeden Eintrag eine verantwortliche Person
Jeder Eintrag braucht eine Person, die ihn freigibt und an die man sich wendet, wenn er veraltet. Ohne diese Zuständigkeit füllt sich eine Bibliothek mit Dokumenten, die beim Hinzufügen richtig waren und die seitdem niemand geprüft hat.
Die Aufgabe ist überschaubar. Die verantwortliche Person bestätigt, dass der Eintrag die aktuelle Fassung ist, dass er nichts enthält, was nicht wiederverwendet werden darf, und dass er noch beschreibt, wie das Haus arbeitet. Was noch nicht freigegeben ist, darf trotzdem in der Bibliothek stehen, solange es als Entwurf markiert ist, damit Leser und Tools es entsprechend behandeln.
Eine verantwortliche Person beendet auch Streit. Gibt es zwei Versionen einer Methode, entscheidet sie, welche das Haus verwendet. Die Bibliothek enthält dann nur eine Version, und die Meinungsverschiedenheit taucht nicht in jedem Entwurf wieder auf.
Woran Sie erkennen, ob die Bibliothek nützt
Der Test für eine Wissensdatenbank: Zitieren die Entwürfe sie, und stimmen die Quellenangaben? Sehen Sie sich nach den ersten Wochen eine Handvoll Entwürfe an und prüfen Sie drei Dinge: ob Einträge des Hauses unter den Quellen auftauchen, ob es die richtigen Einträge für die Aufgabe waren und ob die Prüfenden weniger an Struktur und Ton korrigieren als vorher.
Werden Einträge nie zitiert, enthält die Bibliothek entweder das falsche Material, oder die Einträge beschreiben ihr Material schlecht. Werden die falschen Einträge zitiert, überschneiden sich zwei davon, und einer sollte raus. Beides lässt sich bei zwanzig Einträgen billiger beheben als bei zweitausend.
So sieht das in Hebno aus
Hebno bündelt die Methoden, Standards und Notizen des Hauses in einer Bibliothek. Eine verantwortliche Person gibt jeden Eintrag frei, nicht freigegebene Einträge sind als Entwurf markiert. Sie können der Bibliothek in normaler Sprache eine Frage stellen, ein Recherchelauf holt sich die passende Textstelle, und jede Antwort nennt ihren Eintrag als Quelle. Kundenunterlagen werden separat angebunden, mit den Berechtigungen, die bereits für sie gelten. Die Seite zum Bereich Wissen zeigt die Bibliothek.
Wie die Bibliothek mit den anderen Tools des Hauses zusammenspielt, lesen Sie im Beitrag Die Tools und Daten Ihres Hauses mit KI verbinden.
