Frühere Projektarbeit mit KI in neuen Aufträgen nutzen
5 Minuten Lesezeit
Jede Beratung hat eine Version des aktuellen Problems schon einmal gelöst. Die Arbeit liegt in alten Projektordnern, wo niemand sie findet, und manches davon durfte das Haus nie wiederverwenden. So sortieren Sie es.
Um frühere Projektarbeit mit KI wiederzuverwenden, muss ein Haus drei Dinge in dieser Reihenfolge tun: trennen, was ihm gehört und was einem Kunden gehört, die Teile freigeben, die wiederverwendet werden dürfen, und dafür sorgen, dass jedes wiederverwendete Stück überall dort eine Quellenangabe trägt, wo es in neuer Arbeit auftaucht. Der größte Aufwand steckt in der Entscheidung, was erlaubt ist, und nur sehr wenig in der Technik.
Beratungen machen Arbeit aus einem einfachen Grund doppelt. Die Methode, mit der das Team das Problem vom letzten Jahr gelöst hat, liegt in einem Ordner mit dem Namen eines Kunden, ist für diesen Kunden aufgeschrieben, und die Person, die sie entwickelt hat, sitzt in einem anderen Projekt. Neu anfangen geht schneller, als sie zu finden.
Warum alte Projektordner die falsche Quelle sind
In alten Projektordnern liegen zwei Arten von Material, die unterschiedlich behandelt werden müssen. Das eine ist das eigene Denken des Hauses: die Methode, das Framework, der Interviewleitfaden, die Struktur der Analyse. Das andere gehört dem Kunden: seine Daten, seine Unterlagen und die Befunde, die nur für seine Situation galten.
Richten Sie ein KI-Tool auf das gesamte Archiv, behandelt es beides gleich. Das Risiko ist einfach zu beschreiben: Ein Entwurf für einen Kunden enthält eine Zahl, eine Formulierung oder einen Befund aus dem Projekt eines anderen Kunden, und niemand merkt es, weil sich der Satz gut liest. Der Leitfaden zu angebundenem Wissen erklärt, warum das Wissen eines Hauses gezielt angebunden werden muss und nicht alles auf einmal.
Was wiederverwendet werden darf und was nicht
Sortieren Sie frühere Arbeit danach, wem sie gehört, bevor irgendetwas davon in ein neues Projekt gelangt.
| Material | Eigentümer | Bei anderen Kunden wiederverwendbar? |
|---|---|---|
| Methoden, Frameworks und Vorlagen | Haus | Ja, nach Freigabe |
| Interviewleitfäden und Fragebogendesigns | Haus | Ja, ohne die kundenspezifischen Fragen |
| Anonymisierte Erkenntnisse und Muster | Haus | Ja, wenn sich daraus kein Kunde erkennen lässt |
| Kundendaten, -unterlagen und -korrespondenz | Kunde | Nein, nur für die Arbeit dieses Kunden |
| Befunde und Empfehlungen für einen Kunden | Kunde | Nein, außer Vertrag und Kunde erlauben es beide |
Bei der mittleren Zeile ist Urteilsvermögen gefragt. Eine Erkenntnis wie „Markteintrittsstudien in dieser Branche brauchen mindestens zwei Interviewrunden“ gehört dem Haus. Dieselbe Erkenntnis mit Namen, Markt und Zahlen eines Kunden gehört dem Haus nicht. Die Details herauszunehmen ist Aufgabe eines Menschen, und das sollte einmal geschehen, wenn die Erkenntnis aufgeschrieben wird, damit es später niemand unter Termindruck nachholen muss.
Machen Sie aus abgeschlossenen Projekten Einträge in der Bibliothek
Die praktische Einheit der Wiederverwendung ist ein kurzer Bibliothekseintrag, kein kopierter Ordner. Am Ende eines Projekts schreibt das Team auf, was das Haus gelernt hat, und zwar so, dass es für sich allein verständlich ist: die verwendete Methode, wann sie passt, was schiefgelaufen ist und welche Vorlage oder welcher Leitfaden daraus entstanden ist. Ein bis zwei Seiten reichen.
Jeder Eintrag braucht eine verantwortliche Person, die ihn freigibt. Wer freigibt, bestätigt, dass der Eintrag nichts enthält, dessen Wiederverwendung ein Kunde ablehnen würde, und dass das Haus die Methode wiederholen will. Ein Eintrag, den niemand freigegeben hat, ist ein Entwurf und sollte als solcher gekennzeichnet sein, damit jeder, der ihn findet, weiß, wie viel Gewicht er ihm geben kann.
Das ist langsamer, als alles zu indexieren. Es ist aber auch die einzige Variante, bei der das Haus sagen kann, worauf seine KI-Tools zurückgreifen.
Halten Sie Kundenmaterial im jeweiligen Projekt
Kundenunterlagen bleiben nützlich, aber nur für die Arbeit dieses Kunden. Bei einem wiederkehrenden Kunden sind frühere Berichte, Daten und Entscheidungen oft der wertvollste Kontext für das nächste Projekt, und es gibt keinen Grund, darauf zu verzichten.
Entscheidend ist die Kontrolle, die für die Dateien schon besteht. Kann eine Beraterin den Ordner eines Kunden im Dokumentensystem des Hauses nicht öffnen, sollte ein KI-Tool, das in ihrem Auftrag arbeitet, ihn auch nicht lesen. Bestehende Berechtigungen zu übernehmen ist einfacher und sicherer, als ein zweites Regelwerk aufzubauen, das mit der Zeit vom ersten abweicht. Wie das in der Praxis funktioniert, erklärt der Beitrag Die Tools und Daten Ihres Hauses mit KI verbinden.
Belegen Sie wiederverwendete Arbeit dort, wo sie genutzt wird
Wiederverwendetes Material sollte mit seiner Herkunft im neuen Entwurf ankommen. Stützt sich ein Absatz auf einen Bibliothekseintrag, sollte man diesen Eintrag beim Lesen öffnen können. Stützt er sich auf einen früheren Bericht des Kunden, sollte man den Bericht öffnen können.
Dafür gibt es zwei Gründe. Die prüfende Person muss wissen, ob eine Aussage aus neuer Recherche stammt oder übernommen wurde, denn übernommenes Material kann veraltet sein. Und mit den Quellenangaben können Sie zeigen, dass nichts von einem Kunden zum anderen gewandert ist: Verweist jede wiederverwendete Passage auf einen Bibliothekseintrag des Hauses oder auf die eigenen Unterlagen dieses Kunden, haben Sie Ihre Antwort.
So sieht das in Hebno aus
Hebno hält die Methoden, Standards und Notizen des Hauses in einer Bibliothek. Eine verantwortliche Person gibt jeden Eintrag frei, und nicht freigegebene Einträge sind als Entwurf markiert. Kundenunterlagen kommen aus Microsoft 365 und Google Workspace, und Hebno liest nur, was das Konto der jeweiligen Person ohnehin öffnen darf. Ein Ordner lässt sich mit einem Kundenprojekt verknüpfen, und jede Antwort nennt den Eintrag oder die Datei, auf die sie sich stützt. Die Seite zum Bereich Wissen zeigt die Bibliothek und die Anbindung der Kundenunterlagen.
