Agentes de IA programados para briefings recurrentes de clientes

Los agentes de IA programados ejecutan un briefing recurrente de cliente con una periodicidad fija, de modo que la primera pasada ya está lista cuando el consultor se pone con ella. Programarlo lleva un minuto. Que el sistema dure depende de quién lee cada ejecución, qué hace con ella y si alguien se da cuenta cuando deja de ser útil.

Este artículo da por hecho que la tarea ya está elegida y escrita como método. Trata lo que viene después: la periodicidad, la revisión y el mantenimiento.

Ajusta la periodicidad a la decisión

Fija la periodicidad según cuándo necesita alguien el resultado, no según la frecuencia con que cambian las fuentes. Un seguimiento semanal del mercado solo merece ejecutarse cada semana si alguien lo mira cada semana y podría actuar en consecuencia. Si la conversación con el cliente para la que sirve es mensual, es mejor una ejecución mensual que cubra un periodo más amplio.

Ejecutarlo más a menudo de lo que el lector puede asimilar cuesta algo más que las ejecuciones desperdiciadas. La gente se acostumbra a leer por encima, y quien lee por encima se pierde cambios reales.

Nombra un revisor para cada ejecución

Cada agente programado necesita una persona concreta que espere su resultado y lo lea. Un buzón compartido o un canal del equipo no sirven, porque cada uno da por hecho que otro ya lo ha mirado.

La tarea del revisor es acotada. Contrasta las afirmaciones de la ejecución con las fuentes que aparecen, decide qué importa para el cliente y añade lo que las fuentes no cubren. Nada de una ejecución programada debe llegar a un cliente antes de ese paso. En por qué un borrador de IA necesita revisión antes de la entrega se explica qué debe incluir esa revisión.

Cuando el revisor cambie de proyecto o se vaya de la firma, asigna al agente un revisor nuevo ese mismo día. Pon en pausa cualquier agente que no tenga lector hasta que lo tenga.

No cambies el briefing ni las fuentes entre ejecuciones

Solo puedes comparar una ejecución programada con la anterior si el briefing y las fuentes son los mismos. Para eso se programa: lees la actualización de este mes frente a la del mes pasado, y cualquier diferencia entre ambas se debe a algo que ha cambiado de verdad fuera. Si además ha cambiado la redacción del briefing, nadie puede saber qué causó la diferencia.

Aun así, habrá que cambiar cosas, por ejemplo cuando un cliente añade un competidor que vigilar o una fuente deja de publicar. Haz cada cambio a propósito, anota la fecha y avisa al revisor para que lea la siguiente ejecución teniéndolo en cuenta.

Revisa el propio agente cada trimestre

Repasa cada agente programado una vez por trimestre y pregúntate si sigue mereciendo la pena. Bastan tres preguntas. ¿Alguien leyó todas las ejecuciones? ¿Alguna dio pie a una decisión o a una conversación con el cliente? ¿Se ha alejado el briefing de lo que ahora le importa al cliente?

Si en un trimestre nadie ha hecho nada a partir de las ejecuciones de un agente, plantéate bajar la periodicidad o pararlo. Los agentes se acumulan igual que las reuniones recurrentes, y cada uno que se ejecuta sin que nadie lo lea hace más fácil que la gente ignore los que sí son útiles.

Pon en pausa antes de borrar

Pon un agente en pausa cuando su proyecto se quede parado y bórralo solo cuando el trabajo haya terminado del todo. El trabajo con clientes se detiene y se reanuda. Un contrato recurrente se suspende durante un trimestre, o un briefing de seguimiento se aparca mientras el cliente se reorganiza. Con la pausa conservas el método, las fuentes y el historial de ejecuciones anteriores, así que el agente puede retomar el trabajo donde lo dejó.

Por el mismo motivo, conviene poner un tope a lo que puede gastar cada agente. Un agente programado sigue ejecutándose aunque nadie lo esté mirando, y el tope limita lo que puede costar una ejecución desatendida.

Cómo funciona en Hebno

En Hebno, un agente se ejecuta a diario, cada semana o cada mes, o cuando alguien lo lanza a mano. Está vinculado a un proyecto de cliente y a las skills de la firma, así que sus fuentes se limitan a lo que ese proyecto permite. Puedes poner un agente en pausa sin borrarlo, cada uno tiene un tope de gasto y se pausa antes de pasarse, y las ejecuciones se muestran por agente para que un responsable vea cuáles se usan. En la página de Agentes puedes ver la programación y la vista de ejecuciones.

La guía de flujos de trabajo con IA reutilizables explica dónde encaja el trabajo programado entre los demás métodos repetibles de la firma.