Desk Research mit KI: Schritt für Schritt zum Kundenbriefing

Desk Research mit KI funktioniert für ein Kundenbriefing, wenn vor der ersten Abfrage zwei Dinge feststehen: die Fragen, die das Briefing beantwortet haben will, und die Quellen, aus denen die Antworten kommen dürfen. Fehlt eines davon, liefert das Tool trotzdem eine ordentliche Zusammenfassung. Nur fasst sie dann zusammen, was am leichtesten zu finden war, und niemand im Team kann sagen, woher eine bestimmte Zeile stammt.

Das meiste an der folgenden Methode ist gewöhnliche Recherchedisziplin. KI ändert, wie schnell Sie zu einem ersten Durchgang kommen. Den Rahmen setzen und die Quellen auswählen muss weiterhin ein Mensch, und das Ergebnis liest man besser mit einer gesunden Portion Misstrauen.

Machen Sie aus dem Briefing zuerst Recherchefragen

Ein Kundenbriefing ist keine Recherchefrage. Meist beschreibt es eine Entscheidung, die der Kunde treffen muss, und überlässt es der Beratung herauszufinden, was man dafür wissen muss. Diesen Schritt machen Sie selbst, schriftlich, bevor irgendein Tool ins Spiel kommt.

Drei bis sechs Fragen sind für einen ersten Durchgang üblich. Jede sollte sich mit Belegen beantworten lassen und so eng gefasst sein, dass Sie eine falsche Antwort erkennen würden. „Was passiert im Markt?“ ist zu breit, um es zu prüfen. „Welche drei Wettbewerber haben in den letzten zwei Jahren ihr Vertriebsmodell geändert, und wie hat jeder von ihnen das begründet?“ ist eng genug.

Die aufgeschriebenen Fragen geben außerdem der prüfenden Person einen Maßstab für das Ergebnis. Wer nur die fertige Zusammenfassung hat, kann beurteilen, ob sie sich gut liest. Wer die Fragenliste hat, sieht, welche Fragen offen geblieben sind.

Legen Sie die Quellen vor der ersten Abfrage fest

Legen Sie fest, was für dieses Briefing als Quelle zählt, und recherchieren Sie dann nur innerhalb dieser Auswahl. Bei den meisten KI-Tools ist das offene Web die Voreinstellung, und für Kundenarbeit sollte es das nicht sein. Die ausführliche Begründung steht in Wie Sie freigegebene Quellen für KI auswählen.

Für die Desk Research zu einem Briefing hilft es, die Quellen nach ihrer Herkunft zu sortieren, denn jede Art deckt etwas anderes ab und braucht eine andere Prüfung.

Quellentyp	Was sie abdeckt	Was Sie vor der Nutzung prüfen
Intern	Frühere Projekte, Methoden und Recherchenotizen des Hauses	Ob das Material aktuell und zur Wiederverwendung freigegeben ist
Kunde	Unterlagen, die der Kunde für dieses Projekt geteilt hat	Ob sie nur für die Arbeit dieses Kunden genutzt werden
Öffentlich	Berichte, Pflichtveröffentlichungen, Statistiken und Fachpublikationen, denen Sie vertrauen	Ob Sie diesen Herausgeber im Ergebnis für den Kunden zitieren würden

Lassen Sie die Kennzeichnung bis zum Schluss an jeder Quelle stehen. Ein Befund, der auf den eigenen Daten des Kunden beruht, ist eine andere Art von Aussage als einer, der auf einem öffentlichen Bericht beruht, und wer den Entwurf liest, muss wissen, was was ist.

Stellen Sie eine Frage nach der anderen

Stellen Sie jede Recherchefrage einzeln und halten Sie die Ergebnisse getrennt. Fragen Sie in einem einzigen Prompt nach „einem Marktüberblick“, glättet das Modell gern genau die Stellen, an denen die Beleglage dünn ist. Mit einer Frage pro Lauf sehen Sie diese Stellen, denn eine Frage mit wenig Belegen bekommt eine kurze Antwort.

Verfolgen Sie die Arbeitsschritte mit, wenn das Tool sie anzeigt. Über die Qualität einer Antwort erfahren Sie mehr, wenn Sie sehen, welche Quellen das Tool geöffnet und welche es übergangen hat, als wenn Sie nur die Antwort lesen.

Ordnen Sie jeden Befund nach seiner Beleglage

Ordnen Sie jeden Befund danach ein, wie gut er belegt ist, bevor er auch nur in die Nähe eines Entwurfs kommt.

Belegt: Eine Quelle aus Ihrer Auswahl sagt es, und Sie können die Stelle öffnen.
Abgeleitet: Keine Quelle sagt es, aber es folgt aus zwei oder mehr Quellen, die Sie öffnen können.
Unsicher: Die Quellen widersprechen sich, sind veraltet oder decken die Frage nicht ab.

Abgeleitete Befunde sind oft der nützlichste Teil der Desk Research, denn zwei Quellen zusammenzuführen ist genau das, wofür eine Beratung bezahlt wird. Sie brauchen die Kennzeichnung, weil nur die prüfende Person entscheiden kann, ob die Ableitung trägt. Der Beitrag KI-Entwürfe prüfen: belegte Aussage oder Annahme? geht die Prüfungen dafür im Einzelnen durch.

Unsichere Befunde sind kein Scheitern. Eine kurze Liste dessen, was sich mit den verfügbaren Quellen nicht beantworten ließ, ist ein legitimes Rechercheergebnis und oft der Ausgangspunkt für die Planung der Primärforschung.

Geben Sie der prüfenden Person die Belege mit dem Entwurf

Die Recherche ist fertig, wenn eine zweite Person sie prüfen kann, ohne sie zu wiederholen. Dazu schicken Sie den Entwurf mit der Fragenliste, den verwendeten Quellen samt Kennzeichnung und dem Status jedes Befunds. Wer all das hat, kann direkt zu den abgeleiteten und unsicheren Befunden gehen, wo sein Urteil gefragt ist, und muss nicht nachprüfen, was eindeutig belegt ist.

Bekommt die prüfende Person nichts davon, kann sie dem Entwurf nur vertrauen oder die Recherche wiederholen, und beides ist keine Prüfung. Warum es sich lohnt, KI-Arbeit grundsätzlich so aufzubauen, steht im Leitfaden zu verlässlicher Kundenarbeit mit KI.

So sieht das in Hebno aus

In Hebno beschreiben Sie das Briefing im Chat. Hebno führt die Recherche aus und zeigt dabei jeden Schritt und jede Quelle. Jede Quelle ist als intern, Kunde oder öffentlich gekennzeichnet und jede Aussage als belegt, abgeleitet oder unsicher. Die oben beschriebene Einordnung steht also schon im Entwurf. Die Quellenangaben bleiben beim Bearbeiten erhalten, und Sie können das Dokument in Word oder PowerPoint fertigstellen. Die Seite zum Bereich Ausarbeitung zeigt einen Lauf vom Briefing bis zum Entwurf.

Hebno entscheidet nicht, ob eine Aussage stimmt. Die Kennzeichnungen zeigen der prüfenden Person, wo sie genauer hinsehen sollte. Entscheiden muss weiterhin sie.