Sådan forbinder I firmaets værktøjer og data med AI
6 minutters læsning
Det meste af et firmas viden ligger i SharePoint, Google Drive, Slack og et dusin andre steder, ikke i en mappe, nogen huskede at uploade. Her er, hvad det faktisk betyder at forbinde AI med de værktøjer.
At forbinde firmaets værktøjer med AI betyder, at AI'en læser jeres rigtige dokumenter og beskeder direkte i de værktøjer, I allerede bruger, som SharePoint, Google Drive, Slack og Outlook, i stedet for at arbejde ud fra det, en person tilfældigvis har sat ind. Det betyder noget, fordi det meste af et firmas viden aldrig bliver sat ind nogen steder. Den ligger på et fælles drev, i en projektkanal eller i en indbakke, og med copy-paste ser AI'en kun den lille del, nogen huskede at tage med.
Valget står altså mellem et AI-værktøj, der ser lidt af firmaets materiale, og et, der kan trække på det, I har liggende.
Derfor slår copy-paste ikke til i praksis
Copy-paste fungerer til et enkelt dokument, men ikke til ret meget andet. Så snart en opgave kræver tre tidligere rapporter, en kundes delte mappe og en relevant Slack-tråd, skal nogen finde hver enkelt, afgøre, hvad der stadig er aktuelt, og sætte det ind i hånden. Under tidspres springer folk det trin over, og udkastet ender med at bygge på mindre kontekst, end firmaet faktisk har.
Der er også en omkostning, der vokser over tid: Med copy-paste bliver intet ført videre fra den ene opgave til den næste. Nogen starter søgningen forfra ved hver ny opgave, også efter materiale, firmaet har brugt et dusin gange før. Når værktøjerne er forbundet, behøver ingen at gentage den søgning, fordi AI'en kan nå de samme dokumenter og kanaler, som teamet allerede arbejder i, uden at nogen skal være det manuelle bindeled.
Hvad forbundne værktøjer konkret giver
Forskellige værktøjer rummer forskellige slags viden, og hver forbindelse tilføjer noget bestemt til et udkast.
| Værktøjstype | Eksempler på forbindelser | Hvad det tilføjer et udkast |
|---|---|---|
| Dokumentlagring | SharePoint, Google Drive | Tidligere rapporter, skabeloner og referencemateriale |
| Teambeskeder | Slack, Microsoft Teams | Kontekst om, hvordan et projekt faktisk forløb |
| Outlook | Kundens instruktioner og beslutninger truffet på mail | |
| Leveringsformater | Word, PowerPoint, Excel | Output i det format, kunden allerede forventer |
AI'en læser fra de tre første rækker. Den sidste række er dér, hvor arbejdet går ud igen, i et dokument, jeres team kan aflevere uden at formatere det om først. En forbindelse, der kun går én vej, altså læser ind, men aldrig leverer i et brugbart format, overlader stadig det sidste trin til en person.
Tag en markedsscanning, som en konsulent skal levere på én dag. Uden forbundne værktøjer går den første time med at finde sidste kvartals version af samme scanning på et fælles drev, tjekke en Slack-tråd for, hvad kunden bad om at fokusere på denne gang, og grave kundens eget brief frem fra en mailtråd. Når værktøjerne er forbundet, er den søgning allerede gjort, før arbejdet med udkastet begynder, og konsulenten bruger timen på analysen i stedet.
Jeres nuværende adgangsregler gælder stadig
At forbinde et værktøj betyder aldrig, at alle pludselig kan se alt i det. De adgangsregler, et firma allerede har i SharePoint, Google Drive eller Slack, følger med uændret: Kan en medarbejder ikke åbne et dokument i dag, ændrer det ingenting at forbinde værktøjet med AI. Hebno læser inden for de rettigheder, værktøjerne allerede håndhæver, så ingen kan bruge AI'en til at komme uden om firmaets eksisterende kontroller.
Det er værd at sige højt, fordi mange firmaer holder igen med at forbinde deres værktøjer af netop den grund. At give et system bred adgang til et dokumentarkiv lyder, som om det burde udvide, hvem der kan se hvad. Det gør det ikke her: AI'en arbejder inden for de samme grænser, som en person allerede har, og ikke bredere. I guiden til AI-sikkerhed og tillid i kundearbejdet kan du læse, hvordan grænserne håndhæves hele vejen igennem, herunder hosting, kryptering og auditlog.
Forbind værktøjerne trin for trin i stedet for på én gang
Udrulninger går typisk i stå, når et firma prøver at forbinde alt på én gang. Starter I i det små, når teamet hurtigere frem til et brugbart resultat og kan se præcis, hvilke forbindelser der er værd at tage bagefter.
- Vælg det ene eller de to værktøjer, der rummer det mest relevante materiale til det arbejde, jeres team laver oftest. For de fleste firmaer er det dokumentlagringen først, fordi tidligere arbejde og skabeloner ligger dér.
- Forbind værktøjet, og kør et rigtigt brief igennem, et I ellers ville have researchet i hånden.
- Sammenlign udkastet med det, teamet laver i dag uden den kilde forbundet. Forskellen er det, forbindelsen er værd.
- Tilføj det næste værktøj, typisk beskeder eller e-mail, når den første forbindelse har vist sit værd.
- Udpeg en ejer, der holder øje med, hvilke forbindelser der er aktive og hvorfor, på samme måde som nogen i firmaet allerede har ansvaret for, hvem der har adgang til et fælles drev.
I behøver ikke en udvikler til at sætte noget af det op eller vedligeholde det. At forbinde firmaets værktøjer er konfiguration på adminniveau og ikke et integrationsprojekt, og det forbliver så enkelt, fordi det bruger rettigheder, der allerede findes, i stedet for at bygge et nyt sæt fra bunden.
Hvor forbundne værktøjer passer ind
Forbundne værktøjer er én af fire ting, der får AI-output til faktisk at afspejle firmaets egen viden, sammen med tidligere arbejde, metoder og det kundemateriale, en opgave tillader. I guiden til forbundet viden kan du læse, hvordan de fire spiller sammen, og hvorfor en søgeboks til videnstyring ikke er det samme som AI, der skriver udkast ud fra det, den finder. Når en forbindelse er på plads, afgør jeres team stadig, hvilke af de kilder den finder frem, der hører hjemme i et udkast, på samme måde som med alt andet materiale. Guiden til at vælge godkendte kilder til AI handler om, hvordan et firma beslutter, hvad det stoler på, forbundet eller ej.
