Genbrug tidligere projektarbejde med AI i nye opgaver
5 minutters læsning
Alle konsulenthuse har løst en version af det aktuelle problem før. Arbejdet ligger i gamle projektmapper, hvor ingen kan finde det, og noget af det var aldrig firmaets at genbruge. Sådan sorterer I det.
For at genbruge tidligere projektarbejde med AI skal et firma gøre tre ting i denne rækkefølge: skille det, firmaet selv ejer, fra det, der tilhører en kunde, godkende de dele, der må genbruges, og sørge for, at hver genbrugt del har en kildehenvisning, uanset hvor den dukker op i nyt arbejde. Det meste af indsatsen går til at afgøre, hvad der er tilladt, og meget lidt til teknologien.
Konsulenthuse laver arbejde om af en simpel grund. Den metode, teamet brugte på sidste års problem, ligger i en mappe opkaldt efter en kunde, skrevet til den kunde, og den, der byggede den, sidder på et andet projekt. Det går hurtigere at starte forfra end at finde den.
Hvorfor gamle projektmapper er den forkerte kilde
Gamle projektmapper indeholder to slags materiale, der skal behandles forskelligt. Den ene er firmaets egen tænkning: metoden, rammeværket, interviewguiden, opbygningen af analysen. Den anden er kundens: deres data, deres dokumenter og de fund, der gjaldt netop deres situation.
Peger du et AI-værktøj mod hele arkivet, behandler det begge dele ens. Risikoen er enkel: Et udkast til én kunde gengiver et tal, en formulering eller et fund fra en anden kundes opgave, og ingen opdager det, fordi sætningen lyder rigtig. I guiden til forbundet viden kan du læse, hvorfor firmaets viden skal forbindes bevidst og ikke på én gang.
Hvad der kan genbruges, og hvad der ikke kan
Sortér tidligere arbejde efter, hvem der ejer det, før noget af det kommer i nærheden af en ny opgave.
| Materiale | Ejer | Kan det genbruges hos andre kunder? |
|---|---|---|
| Metoder, rammeværker og skabeloner | Firma | Ja, når det er godkendt |
| Interviewguider og spørgeskemadesign | Firma | Ja, når de kundespecifikke spørgsmål er fjernet |
| Anonymiserede erfaringer og mønstre | Firma | Ja, hvis ingen kunde kan genkendes ud fra dem |
| Kundedata, dokumenter og korrespondance | Kunde | Nej, kun i arbejdet for den samme kunde |
| Fund og anbefalinger til en kunde | Kunde | Nej, medmindre både kontrakten og kunden tillader det |
Det er den midterste række, der kræver skøn. En erfaring som »analyser af markedsindtræden i denne sektor kræver mindst to interviewrunder« tilhører firmaet. Den samme erfaring med en kundes navn, marked og tal gør ikke. Det er en persons opgave at fjerne detaljerne, og det bør ske én gang, når erfaringen bliver skrevet ned, så ingen skal gøre det om under tidspres senere.
Gør afsluttede projekter til opslag i biblioteket
Den praktiske enhed for genbrug er et kort opslag i biblioteket, ikke en kopieret mappe. Når et projekt slutter, skriver teamet det, firmaet har lært, ned i en form, der giver mening for sig selv: den metode, I brugte, hvornår den passer, hvad der gik galt, og den skabelon eller guide, der kom ud af det. En side eller to er nok.
Hvert opslag skal have en ejer, der godkender det. Ved godkendelsen tjekker ejeren, at opslaget ikke indeholder noget, en kunde ville have noget imod at se genbrugt, og at metoden er en, firmaet gerne vil gentage. Et opslag, som ingen har godkendt, er et udkast og skal mærkes som sådan, så alle, der finder det, ved, hvor meget de skal lægge i det.
Det går langsommere end at indeksere alt. Men det er også den eneste måde, hvorpå firmaet kan sige, hvad dets AI-værktøjer trækker på.
Hold kundemateriale inden for kundens egen opgave
Kundefiler er stadig nyttige, men kun i arbejdet for den kunde. En tilbagevendende kundes tidligere rapporter, data og beslutninger er tit den mest værdifulde kontekst for det næste projekt med dem, og der er ingen grund til at miste den.
Den kontrol, der betyder noget, er den, filerne allerede har. Kan en konsulent ikke åbne en kundes mappe i firmaets dokumentsystem, skal et AI-værktøj, der arbejder for den konsulent, heller ikke kunne læse den. Det er enklere og sikrere at tage de eksisterende rettigheder med end at bygge et ekstra sæt regler, som med tiden kommer ud af trit med det første. I sådan forbinder I firmaets værktøjer og data med AI kan du se, hvordan det fungerer i praksis.
Henvis til genbrugt arbejde dér, hvor det bruges
Genbrugt materiale skal komme ind i et nyt udkast med oprindelsen vedhæftet. Når et afsnit trækker på et opslag i biblioteket, skal læseren kunne åbne opslaget. Når det trækker på en kundes tidligere rapport, skal læseren kunne åbne rapporten.
Der er to grunde til at insistere på det. Den, der gennemgår, skal vide, om et udsagn er ny research eller noget, der er ført videre, fordi videreført materiale kan være forældet. Og kildehenvisningerne gør det muligt at vise, at intet er gået fra én kunde til en anden: Peger hver genbrugt passage på et opslag i firmabiblioteket eller på denne kundes egne filer, har du dit svar.
Sådan ser det ud i Hebno
Hebno samler firmaets metoder, standarder og noter i ét bibliotek, hvor en ejer godkender hvert opslag, og opslag uden godkendelse er markeret som udkast. Kundefiler kommer fra Microsoft 365 og Google Workspace, og Hebno læser kun det, personens konto allerede kan åbne. En mappe kan knyttes til et kundeprojekt, og hvert svar henviser til det opslag eller den fil, det bygger på. På siden om Viden kan du se biblioteket og forbindelsen til kundefiler.
