AI-vidensbase til konsulenthuse: hvad skal ind først
5 minutters læsning
De fleste firmaer starter en vidensbase med at lægge alt ind og får derefter dårlige svar på alle spørgsmål. Et lille bibliotek med det rigtige materiale, lagt ind i den rigtige rækkefølge, er nyttigt fra første uge.
En AI-vidensbase til konsulenthuse bør starte med firmaets metoder og standarder, fordi de bliver genbrugt på næsten alle projekter, ændrer sig langsomt og tilhører firmaet fuldt ud. Tilbud og projektopsamlinger kommer som nummer to. Rå projektmapper, mails og chat kommer sidst, og mange firmaer får aldrig brug for at lægge dem ind.
Den typiske fejl er at begynde med mængden. Det føles grundigt at lægge alle firmaets filer ind, men resultatet er et bibliotek, hvor et forældet udkast vejer lige så tungt som den godkendte version. Et AI-værktøj, der læser det bibliotek, citerer den version, det tilfældigvis finder.
Derfor virker det bedre at starte småt
Et lille bibliotek er bedre, fordi du kan stole på hvert eneste opslag i det. Tyve dokumenter, som nogen har læst og godkendt, gør et udkast bedre. Tyve tusind, som ingen har kigget på, siden de blev gemt, giver mest støj og af og til noget, der er forkert.
En lille start gør det også let at vurdere det første resultat. Når et udkast henviser til et af tyve kendte dokumenter, kender konsulenten, der læser det, kilden og kan med det samme se, om den er brugt godt.
Hvad der skal ind, og i hvilken rækkefølge
Læg materialet ind i rækkefølgen nedenfor. Hvert trin er nyttigt i sig selv, så folk kan godt begynde at arbejde, før listen er færdig.
| Rækkefølge | Hvad der skal ind | Hvorfor det kommer her |
|---|---|---|
| 1 | Metoder og frameworks, firmaet bruger | Genbruges på de fleste projekter og ejes af firmaet |
| 2 | Kvalitetsstandarder og husstil | Præger hvert udkast og er kort nok til at blive godkendt på en time |
| 3 | Nylige tilbud, der blev vundet | Viser, hvordan firmaet beskriver sit eget arbejde |
| 4 | Projektopsamlinger uden kundedetaljer | Bevarer erfaringerne og udelader kundematerialet |
| 5 | Researchnoter og litteraturlister | Nyttige, men forældes hurtigt og kræver en ejer, der holder dem opdateret |
Stop efter trin to, hvis I ikke har tid til mere. Metoder og standarder alene ændrer strukturen og tonen i det, der kommer tilbage, og det er den del, der går mest tid med at rette i gennemgangen.
Det skal blive ude
Udelad alt, som ingen ville have lyst til at se citeret. Det gælder udkast, der er blevet erstattet, interne diskussioner om en kunde, personlige noter og gamle versioner af dokumenter, der findes i en aktuel version.
Kundemateriale er et særligt tilfælde. Det hører slet ikke hjemme i firmaets fælles bibliotek. Det hører til kundens eget projekt, hvor kun de personer, der allerede har adgang til det, kan læse det, og det bruges kun på den kundes opgaver. Guiden til forbundet viden forklarer skellet mellem det, firmaet ejer, og det, en kunde ejer.
Giv hvert opslag en ejer
Hvert opslag skal have én person, der godkender det, og som folk spørger, når det bliver forældet. Uden en ejer fyldes biblioteket op med dokumenter, der var rigtige, da de blev lagt ind, og som ingen har tjekket siden.
Ejerens opgave er overkommelig. Vedkommende bekræfter, at opslaget er den aktuelle version, at det ikke indeholder noget, der ikke må genbruges, og at det stadig afspejler, hvordan firmaet arbejder. Det, der endnu ikke er godkendt, kan godt ligge i biblioteket, så længe det er markeret som udkast, så både læsere og værktøjer behandler det derefter.
En ejer afgør også uenigheder. Når der findes to versioner af en metode, beslutter ejeren, hvilken firmaet bruger. Så har biblioteket én version, og uenigheden dukker ikke op igen i hvert eneste udkast.
Sådan ser du, om biblioteket er nyttigt
Prøven på en vidensbase er, om udkastene henviser til den, og om henvisningerne er rigtige. Efter de første uger kan du kigge på en håndfuld udkast og tjekke tre ting: at firmaets opslag optræder blandt kilderne, at det var de rigtige opslag til opgaven, og at der bliver rettet mindre i struktur og tone i gennemgangen end før.
Bliver opslagene aldrig brugt som kilde, har biblioteket enten det forkerte materiale, eller også beskriver opslagene materialet dårligt. Bliver de forkerte opslag brugt, overlapper to af dem, og det ene bør fjernes. Begge dele er billigere at rette ved tyve opslag end ved to tusind.
Sådan ser det ud i Hebno
Hebno samler firmaets metoder, standarder og noter i ét bibliotek. En ejer godkender hvert opslag, og opslag, der ikke er godkendt, markeres som udkast. Du kan stille biblioteket et spørgsmål i almindeligt sprog, en researchkørsel henter det afsnit, den har brug for, og hvert svar henviser til sit opslag. Kundefiler forbindes separat under de rettigheder, de allerede har. Siden om Viden viser biblioteket.
Hvordan biblioteket spiller sammen med firmaets andre værktøjer, kan du læse i Sådan forbinder I firmaets værktøjer og data med AI.
