Sådan gør du en metode, der virker, til en genbrugelig arbejdsgang
5 minutters læsning
En metode bliver til en arbejdsgang i det øjeblik, nogen skriver ned, hvad der er det samme, hver gang den køres. Her er, hvad der hører hjemme i det dokument, og hvordan sådan et dokument ser ud i praksis.
En metode bliver til en genbrugelig AI-arbejdsgang, når nogen skriver de dele ned, der er de samme, hver gang den køres: de kilder, den trækker på, trinene i rækkefølge og formen på resultatet. Arbejdsgangen er den skriftlige beskrivelse af opsætningen, gemt, så den næste ikke skal bygge den op igen efter hukommelsen. En ekspert træffer stadig de faglige vurderinger oven på den.
De fleste firmaer har allerede metoder, der er værd at få ned på skrift. En erfaren researcher har en sikker måde at strukturere en konkurrentscanning på. En analytiker har fundet en god rækkefølge at bygge et markedsestimat op i. Intet af det står skrevet nogen steder. Det sidder i hovedet på én person, og den næste, der laver noget lignende, starter med et tomt vindue og sit eget bud på det samme problem.
Hvornår en metode er klar til at blive en arbejdsgang
Ikke alle gode resultater er værd at gøre til en arbejdsgang endnu. Tjek et par tegn først.
Arbejdet skal gå igen. En metode, der er brugt én gang, var sandsynligvis formet af netop det brief og ikke af noget, der kan gentages. En metode, der er dukket op tre eller fire gange i nogenlunde samme form, er en bedre kandidat.
Opsætningen skal også reelt være den samme hver gang. En arbejdsgang sparer kun tid på den del, der ikke ændrer sig. Varierer kilderne, vinklen og strukturen voldsomt fra gang til gang, er der måske ikke nogen fast opsætning at skrive ned endnu, bare en person, der altid er god til vurderingerne.
Og nogen skal kunne sætte ord på, hvad der virkede. Kan den, der kørte det, sige, hvilke kilder vedkommende brugte, hvilken rækkefølge der blev arbejdet i, og hvad det færdige stykke skulle indeholde, er metoden klar til at blive skrevet ned. Kan vedkommende kun sige »det faldt bare på plads«, risikerer du at gøre et enkeltstående tilfælde til en regel, hvis du skriver det ned for tidligt.
Hvad du skal skrive ned
Et dokument til en arbejdsgang er kort. Når et team skriver et, og ingen bruger det bagefter, er den typiske grund, at et af felterne nedenfor er sprunget over.
| Felt | Hvad det svarer på |
|---|---|
| Udløser | Hvilken slags brief kalder på arbejdsgangen, og hvilken gør ikke |
| Kilder | Hvilke dokumenter, værktøjer eller tidligere arbejde den trækker på |
| Trin | Rækkefølgen i arbejdet, fra brief til færdigt udkast |
| Resultatets form | Hvilke afsnit eller hvilket format resultatet skal have |
| Ejer | Hvem der opdaterer den, når metoden ændrer sig |
Rækken med udløseren betyder mere, end man skulle tro. En arbejdsgang, der bliver brugt på den forkerte slags brief, giver et udkast, der teknisk set følger trinene og alligevel rammer ved siden af, fordi briefet ikke passede til det, arbejdsgangen var bygget til. Det er lige så nyttigt at skrive, hvad arbejdsgangen ikke er til, som hvad den er til.
Et konkret eksempel
Tag en konkurrentscanning, som et strategiteam laver for nye kunder. Før den blev en arbejdsgang, sad metoden i hovedet på én erfaren konsulent, der tilfældigvis var god til det. Sådan så det ud, da den blev skrevet ned.
Udløser: et brief fra en ny kunde, der beder om et overblik over konkurrencebilledet, ikke en dybdegående profil af én konkurrent.
Kilder: firmaets tidligere scanninger for lignende kunder, kundens eget materiale om positionering og et fast sæt offentlige kilder, som firmaet allerede stoler på til den slags arbejde.
Trin: hent de tidligere scanninger som forlæg for strukturen, find kundens fem mest relevante konkurrenter ud fra briefet og tidligere arbejde, undersøg hver af dem på et fast sæt parametre, og lav et udkast til sammenligningen, før du skriver den samlede tekst.
Resultatets form: en sammenligningstabel over de fem konkurrenter efterfulgt af to siders sammenhængende tekst, som en konsulent kan aflevere til kunden efter gennemgang.
Ejer: konsulenten, der byggede metoden, indtil den går videre til den, der står i spidsen for strategiarbejdet.
Da det var skrevet ned, kunne en anden konsulent køre den samme scanning uden at genskabe tilgangen fra bunden. Sammenligningstabellen og kildelisten kom fra arbejdsgangen. Hvilke konkurrenter der faktisk betød noget for netop denne kunde, og hvad fundene betød for deres positionering, kom stadig fra den person, der kørte den.
Hvor arbejdsgange bliver forældede
En nedskrevet arbejdsgang er ikke permanent, og den bliver typisk forældet på et par forudsigelige måder.
Uden en ejer kommer en arbejdsgang ud af trit med virkeligheden. Nogen støder på et særtilfælde, den ikke dækker, finder en løsning én gang, og rettelsen når aldrig tilbage i dokumentet. Den næste støder på det samme særtilfælde helt uforberedt.
Den anden fejl er at prøve at standardisere vurderingen sammen med opsætningen. Skriver du konklusionen ind i arbejdsgangen, bliver resultatet dårligere end det, personen bag metoden ville være nået frem til alene, fordi den del af arbejdet, der faktisk krævede omtanke, er taget ud. I guiden til genbrugelige AI-arbejdsgange kan du læse mere om den grænse: Standardisér forberedelsen, aldrig den vurdering, en ekspert skal foretage.
Resultatet er stadig et udkast
At gøre en metode til en arbejdsgang ændrer, hvordan et udkast bliver bygget, ikke hvad der sker bagefter. Resultatet er stadig et første udkast, og en ekspert gennemgår det stadig, før det når kunden, som med alt andet pålideligt kundearbejde med AI. En arbejdsgang gør udgangspunktet mere ensartet på tværs af teamet. Den erstatter ikke selve gennemgangen.
