KI-Assistenten für Beratungen aufbauen: so gehen Sie vor

Ein KI-Assistent für die Kundenarbeit ist ein Workflow, in dem die eigenen Methoden, die freigegebenen Quellen und das Ausgabeformat eines Hauses bereits angelegt sind. Man gibt ihm ein Briefing und bekommt einen Erstentwurf zurück, der schon nach der Arbeit des Hauses aussieht. Er ist mehr als ein einzelner automatisierter Schritt: Er bündelt einige Workflows und Regeln rund um eine wiederkehrende Art von Projekt und ist so eng zugeschnitten, dass das Team ihn nutzt, statt mit einem leeren Fenster anzufangen.

Ein Tool, das als Assistent verkauft wird, der alles beantwortet und dafür auf alles zurückgreift, was er findet, ist eher ein allgemeines Chatfenster mit dem Logo des Hauses. Die nützliche Variante ist enger gefasst: für eine Art von Briefing gebaut, auf die dafür freigegebenen Quellen beschränkt und so eingestellt, dass das Ergebnis eine Form hat, die Prüfende schon kennen.

Wann ein einzelner Workflow nicht reicht

Ein wiederverwendbarer Workflow ist eine wiederholbare Methode, schriftlich festgehalten: die Quellen, die Schritte in ihrer Reihenfolge und die Form des Ergebnisses für eine Art von Aufgabe. Für die meisten wiederkehrenden Aufgaben genügt das. Ein Wettbewerbsscan, eine Marktgrößenschätzung, der Erstentwurf eines regelmäßigen Berichts: Jedes davon ist ein einzelner Workflow, und drei getrennte Workflows für drei getrennte Aufgaben funktionieren gut.

Ein Assistent lohnt sich, wenn mehrere zusammenhängende Workflows so oft gemeinsam gebraucht werden, dass es echte Zeit spart, sie zu bündeln, samt der Entscheidung, welcher gerade passt. Ein Team, das Rechercheanfragen für neue Kunden bearbeitet, macht zum Beispiel bei fast jedem Projekt einen Wettbewerbsscan, eine Positionierungsprüfung und ein Stakeholder-Briefing, in ähnlicher Reihenfolge und aus einem Quellenbestand, der sich stark überschneidet. Dann ist ein Assistent, der mit dieser Reihenfolge und der Quellenliste für diese Art von Arbeit eingerichtet ist, besser als drei lose Workflows und eine Person, die entscheidet, welcher wann läuft.

Was Sie festlegen sollten, bevor Sie einen bauen

Für einen Assistenten schreiben Sie mehr auf als für einen einzelnen Workflow, denn Sie müssen festlegen, welche Briefings er übernimmt, und nicht nur, wie er sie bearbeitet.

Umfang: die Art von Briefing, für die er gebaut ist, so eng beschrieben, dass man beim ersten Lesen erkennt, ob eine Anfrage passt. „Neukunden-Recherche“ ist eingegrenzt. „Recherche“ ist es nicht.

Quellen: auf welche externen Quellen, früheren Arbeiten des Hauses und welches erlaubte Kundenmaterial er zugreifen darf, und genauso wichtig, was für ihn tabu ist. Wenn niemand ihn einschränkt und er in die Unterlagen jedes Kunden greifen kann, haben Sie ein Problem im Umgang mit Kundendaten, das nur noch nicht aufgefallen ist.

Ergebnisform: die Abschnitte, das Format und die Struktur, die der fertige Entwurf braucht, abgestimmt auf das, was Prüfende bei dieser Art von Arbeit ohnehin erwarten.

Ablehnungen: was der Assistent ablehnen oder markieren soll, statt es zu versuchen, etwa ein Briefing außerhalb seiner Kategorie oder eines, für das er eine nicht freigegebene Quelle bräuchte. Versucht er sich trotzdem an einem Briefing, für das er nicht gebaut ist, entsteht ein Entwurf, der fertig aussieht, es aber nicht ist. Einen Entwurf, der richtig aussieht, aber falsch ist, bemerken Prüfende seltener als einen, der die Abweichung selbst meldet.

Zuständigkeit: wer die Quellen, Schritte und Ausgaberegeln des Assistenten anpasst, wenn sich die Methoden des Hauses ändern. Wie jeder Workflow veraltet er, wenn niemand namentlich dafür zuständig ist.

Ein Beispiel aus der Praxis

Nehmen wir die Neukunden-Recherche von oben. Bevor daraus ein Assistent wurde, haben drei Beraterinnen und Berater jeweils ihre eigene Version von Wettbewerbsscan, Positionierungsprüfung und Stakeholder-Briefing erstellt, in beliebiger Reihenfolge und aus den Quellen, die sie persönlich bevorzugten. Wie die Ergebnisse ausfielen, hing davon ab, wer im Projekt eingesetzt war.

Umfang: Neukunden-Recherche für ein Strategieprojekt, keine Tiefenanalyse eines einzelnen Wettbewerbers und keine laufende Kundenbetreuung.

Quellen: frühere Scans des Hauses für ähnliche Kunden, das eigene Positionierungsmaterial des Kunden und eine feste Liste öffentlicher Quellen, die das Haus für diese Art von Recherche bereits geprüft hat.

Schritte: passende frühere Scans als Vorlage für die Struktur heranziehen, aus dem Briefing die relevantesten Wettbewerber des Kunden bestimmen, jeden anhand derselben Kriterien recherchieren, den Vergleich entwerfen, dann das Stakeholder-Briefing, dann die Zusammenfassung zur Positionierung.

Ergebnisform: eine Vergleichstabelle der Wettbewerber, ein einseitiges Stakeholder-Briefing und eine kurze Zusammenfassung zur Positionierung, in der Reihenfolge, in der Prüfende sie öffnen.

Ablehnungen: eine Anfrage nach laufendem Wettbewerbsmonitoring nach Projektstart. Das ist ein anderer, wiederkehrender Workflow und gehört nicht zum Umfang dieses Assistenten.

Nachdem das aufgeschrieben und als Assistent eingerichtet war, konnten alle, die in einem neuen Projekt eingesetzt wurden, mit derselben Einrichtung starten, statt sie neu zusammenzusetzen oder, schlimmer, zu der Version zu greifen, die zufällig im letzten eigenen Projekt verwendet wurde.

Wo weiterhin geprüft wird

Nichts davon ändert, was passiert, wenn der Entwurf zurückkommt. Ein Assistent liefert einen Erstentwurf aus festgelegten Quellen in einem bekannten Format. Ob der Entwurf kundenreif ist, entscheidet weiterhin ein Mensch. Die prüfende Person gleicht die belegten Aussagen mit den Belegen ab, bringt das Urteil ein, das das Briefing tatsächlich verlangt, und gibt die Arbeit frei, genau wie bei jeder verlässlichen Kundenarbeit mit KI.

Was ein Assistent ändert, ist der Ausgangspunkt. Mit einem gut eingegrenzten Assistenten haben Prüfende einen Entwurf vor sich, der so entstanden ist, wie das Haus ohnehin arbeitet, und keine generische Antwort auf eine generische Frage. Ihre Zeit ist damit besser eingesetzt, aber die Prüfung muss trotzdem stattfinden.