Wiederverwendbare KI-Workflows für Beratungs- und Fachteams
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Eine Person findet einen guten Weg für eine bestimmte Kundenarbeit, und mit ihr geht das Wissen. Mit einem wiederverwendbaren Workflow wird eine bewährte Methode zu einem Prozess, den das ganze Team nutzen kann.
Ein wiederverwendbarer KI-Workflow ist eine bewährte Methode für eine bestimmte Kundenarbeit, gespeichert, damit der Rest des Teams sie nutzen kann. Statt jedes Projekt mit einem leeren Fenster und der Erinnerung einer einzelnen Person an das letzte Mal zu beginnen, startet das Team mit einer Methode, die bereits funktioniert hat. So kommt ein Haus von einem starken Projekt zu gleichbleibender Qualität.
Die meisten Beratungshäuser kennen das Problem. Ihre beste Rechercheurin findet einen wirklich guten Weg, eine bestimmte Art von Briefing anzugehen. Dieser Weg existiert nur in ihrem Kopf. Ist sie ausgelastet, im Urlaub oder nicht mehr da, geht die Methode mit ihr, und die nächste Person erfindet eine schlechtere Version neu. Mit wiederverwendbaren Workflows behält das Haus die Methode.
Was ein wiederverwendbarer Workflow festhält
Ein wiederverwendbarer Workflow hält den wiederholbaren Teil einer Methode fest: mit welchen Quellen gearbeitet wird, wie das Briefing gerahmt wird, welche Schritte in welcher Reihenfolge laufen und was das Ergebnis enthalten soll. Er standardisiert die Vorbereitung, damit die Person ihre Zeit auf das Urteil verwenden kann, das nur sie fällen kann. Dieses Urteil automatisiert er nicht weg.
Standardisieren Sie die Vorbereitung und überlassen Sie das Urteil den Fachleuten. Wenn Sie einen Workflow bauen, der die Entscheidung der Fachperson automatisiert, haben Sie nur das Problem generischer Entwürfe in ein Prozessdiagramm übertragen. Automatisiert er dagegen die wiederkehrende Vorbereitung rund um diese Entscheidung, gewinnt die Fachperson Zeit, sie gut zu treffen.
Wo sich Workflows lohnen
Workflows lohnen sich überall dort, wo Ihr Haus dieselbe Art von Arbeit mehr als ein paar Mal erledigt. Einige typische Fälle:
| Wiederkehrende Arbeit | Was der Workflow standardisiert | Was bei der Fachperson bleibt |
|---|---|---|
| Ein Recherche-Briefing | Quellen, Struktur, Form der Belege | Interpretation und Schlussfolgerungen |
| Eine Positionierungs- oder Strategieanalyse | Methode der Rahmung und Ausgangsdaten | Die strategische Entscheidung |
| Der Erstentwurf eines wiederkehrenden Berichts | Abschnitte, Quellen, Inhalte | Prüfung und Argumentation |
In jedem Fall übernimmt der Workflow den Teil, der jedes Mal gleich ist, und lässt den Teil übrig, der sich unterscheidet. Die Rechercheurin muss nicht mehr jedes Mal neu entscheiden, wie sie das Briefing aufbaut, und kann diese Zeit auf den Inhalt verwenden.
Vom guten Projekt zum Workflow
Aus einer einmaligen Arbeit einen wiederverwendbaren Workflow zu machen, dauert nicht lange. Sie beginnen damit, sobald ein Projekt gut gelaufen ist.
- Erkennen Sie eine Methode, die funktioniert hat. Ein Briefing ist gut geworden, und der Ansatz wirkte wiederholbar.
- Halten Sie die wiederholbaren Teile fest: die genutzten Quellen, die Rahmung des Briefings, die Reihenfolge der Schritte, die Form des Ergebnisses.
- Speichern Sie das als Workflow, damit das nächste ähnliche Briefing mit diesem Aufbau beginnt statt mit einem leeren Fenster.
- Lassen Sie den Rest des Teams damit arbeiten, damit nicht mehr nur eine Person die Methode kennt.
- Verbessern Sie den Workflow laufend. Er kann sich ändern: Findet jemand einen besseren Schritt, bekommt ihn das ganze Team.
Mit der Zeit wird die beste Arbeitsweise des Hauses zur Arbeitsweise aller, statt implizites Wissen zu bleiben, das zufällig ein paar Leute haben.
Workflows und Assistenten
Ein Assistent ist eng mit einem Workflow verwandt. Ein Workflow führt eine festgelegte Abfolge aus. Ein Assistent ist dagegen auf eine bestimmte Art von Arbeit und ihre Methoden zugeschnitten: Sie geben ihm ein Briefing und bekommen einen Erstentwurf, der bereits dem Ansatz Ihres Hauses folgt. Der Unterschied ist weniger wichtig als die Gemeinsamkeit. Beide machen eine bewährte Methode wiederholbar, sodass mehr Leute im Team verlässlich nach dem Standard des Hauses arbeiten.
So oder so ist das Ergebnis weiterhin ein Erstentwurf, den eine Fachperson prüft. Auch eine wiederverwendete Methode hebt die Regel aus dem Leitfaden zu verlässlicher Kundenarbeit mit KI nicht auf: Wer die Arbeit prüft, verantwortet sie. Ein wiederverwendbarer Workflow macht die Vorbereitung einheitlich, aber das Ergebnis prüft weiterhin ein Mensch.
Warum sich der Nutzen summiert
Mit wiederverwendbaren Workflows ist KI in der Kundenarbeit keine Reihe einzelner Erfolge mehr, sondern wird zu einem Wert für das Haus. Jedes Mal, wenn jemand eine Methode festhält, wird das Haus bei dieser Art von Arbeit etwas schneller und einheitlicher, und es hängt weniger davon ab, wer gerade im Raum sitzt. Mit der Zeit fällt es auch schwer, diese Umgebung wieder aufzugeben, weil das Haus seine eigenen Methoden darin verankert hat, statt ein generisches Tool zu mieten.
