Aus einer bewährten Methode einen wiederverwendbaren Workflow machen
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Eine Methode wird in dem Moment zum Workflow, in dem jemand aufschreibt, was bei jedem Lauf gleich bleibt. Was in dieses Dokument gehört und wie ein echtes aussieht.
Eine Methode wird zum wiederverwendbaren KI-Workflow, wenn jemand die Teile aufschreibt, die bei jedem Lauf gleich bleiben: die Quellen, auf die sie zurückgreift, die Schritte in ihrer Reihenfolge und die Form des Ergebnisses. Der Workflow ist dieser aufgeschriebene Aufbau. Er wird gespeichert, damit die nächste Person ihn nicht aus dem Gedächtnis rekonstruieren muss. Die Ermessensentscheidungen trifft weiterhin eine Fachperson.
Die meisten Häuser haben bereits Methoden, die es wert sind, festgehalten zu werden. Ein erfahrener Researcher hat eine verlässliche Art, einen Wettbewerbsscan aufzubauen. Eine Analystin hat eine gute Reihenfolge gefunden, in der sie eine Marktgrößenschätzung aufbaut. Nichts davon ist irgendwo aufgeschrieben. Es steckt im Kopf einer Person, und wer als Nächstes ähnliche Arbeit macht, beginnt mit einem leeren Fenster und einem eigenen Lösungsversuch für dasselbe Problem.
Wann eine Methode reif für einen Workflow ist
Nicht jedes gute Ergebnis lohnt schon einen Workflow. Ein paar Anzeichen sollten Sie vorher prüfen.
Die Arbeit sollte wiederkehren. Eine Methode, die nur einmal eingesetzt wurde, war vermutlich von genau diesem Briefing geprägt und nicht von etwas Wiederholbarem. Eine Methode, die drei- oder viermal in ungefähr derselben Form vorkam, ist ein besserer Kandidat.
Auch der Aufbau sollte wirklich jedes Mal derselbe sein. Ein Workflow spart nur bei dem Teil Zeit, der sich nicht ändert. Schwanken Quellen, Rahmung und Struktur von Fall zu Fall stark, gibt es vielleicht noch gar keinen wiederholbaren Aufbau, den man festhalten könnte, sondern nur eine Person, die beim Urteilen durchgehend gut ist.
Und jemand sollte benennen können, was funktioniert hat. Kann die Person, die die Arbeit gemacht hat, sagen, welche Quellen sie genutzt hat, in welcher Reihenfolge sie vorgegangen ist und was das fertige Stück enthalten musste, ist die Methode reif zum Aufschreiben. Kann sie nur sagen „Es hat sich einfach gefügt“, dann macht ein zu frühes Aufschreiben womöglich aus einem Einzelfall eine Regel.
Was Sie aufschreiben
Ein Workflow-Dokument ist kurz. Wenn ein Team eines schreibt und es dann niemand nutzt, liegt das meist daran, dass eines der folgenden Felder fehlt.
| Feld | Welche Frage es beantwortet |
|---|---|
| Auslöser | Welche Art von Briefing diesen Workflow verlangt und welche nicht |
| Quellen | Auf welche Dokumente, Tools oder früheren Arbeiten er zurückgreift |
| Schritte | Die Reihenfolge der Arbeit, vom Briefing bis zum fertigen Entwurf |
| Form des Ergebnisses | Welche Abschnitte oder welches Format das Ergebnis enthalten muss |
| Verantwortlich | Wer ihn aktualisiert, wenn sich die Methode ändert |
Die Zeile zum Auslöser ist wichtiger, als sie aussieht. Wird ein Workflow auf die falsche Art von Briefing angewendet, entsteht ein Entwurf, der formal den Schritten folgt und trotzdem am Thema vorbeigeht, weil das Briefing nicht zu dem passt, wofür der Workflow gebaut wurde. Zu benennen, wofür der Workflow nicht gedacht ist, hilft genauso viel wie zu benennen, wofür er gedacht ist.
Ein konkretes Beispiel
Nehmen Sie einen Wettbewerbsscan, den ein Strategieteam für neue Kunden erstellt. Bevor daraus ein Workflow wurde, steckte die Methode im Kopf eines erfahrenen Beraters, der darin einfach gut war. So sah das Festhalten konkret aus.
Auslöser: ein neues Kundenbriefing, das einen Überblick über das Wettbewerbsumfeld verlangt, kein ausführliches Profil eines einzelnen Wettbewerbers.
Quellen: frühere Scans des Hauses für ähnliche Kunden, das Positionierungsmaterial des Kunden selbst und eine feste Auswahl öffentlicher Quellen, denen das Haus für diese Art von Arbeit bereits vertraut.
Schritte: frühere Scans als Vorlage für die Struktur heranziehen, aus dem Briefing und früheren Arbeiten die fünf relevantesten Wettbewerber des Kunden bestimmen, jeden entlang einer festen Liste von Dimensionen recherchieren und einen Vergleich entwerfen, bevor die zusammenfassende Darstellung geschrieben wird.
Form des Ergebnisses: eine Vergleichstabelle über die fünf Wettbewerber, gefolgt von zwei Seiten Fließtext, die ein Berater nach der Prüfung an den Kunden geben kann.
Verantwortlich: der Berater, der die Methode entwickelt hat, bis sie an die Person übergeht, die die Strategiearbeit federführend verantwortet.
Sobald das aufgeschrieben war, konnte ein anderer Berater denselben Scan durchführen, ohne den Ansatz von Grund auf nachzubauen. Die Vergleichstabelle und die Quellenliste kamen aus dem Workflow. Welche Wettbewerber für diesen Kunden wirklich zählten und was die Befunde für seine Positionierung bedeuteten, kam weiterhin von der Person, die den Scan durchführte.
Wo Workflows veralten
Ein festgehaltener Workflow gilt nicht für immer, und er veraltet meist auf eine von zwei vorhersehbaren Arten.
Ohne verantwortliche Person ist ein Workflow bald nicht mehr aktuell. Jemand stößt auf einen Sonderfall, den er nicht abdeckt, behilft sich einmal, und die Lösung landet nie im Dokument. Die nächste Person trifft unvorbereitet auf denselben Sonderfall.
Der andere Fehler ist, neben dem Aufbau auch das Urteil zu standardisieren. Schreiben Sie die Schlussfolgerung gleich in den Workflow, wird das Ergebnis schlechter als das, was die Person, von der er abgeschaut wurde, allein erreicht hätte. Denn genau der Teil ihrer Arbeit, der echtes Nachdenken verlangte, ist dann herausgenommen. Der Leitfaden zu wiederverwendbaren Workflows behandelt diese Grenze ausführlicher: Standardisieren Sie die Vorbereitung, nie die Entscheidung, die eine Fachperson treffen muss.
Das Ergebnis bleibt ein Entwurf
Ein Workflow verändert, wie ein Entwurf entsteht, nicht, was danach passiert. Das Ergebnis ist weiterhin ein Erstentwurf, und eine Fachperson prüft ihn, bevor er beim Kunden ankommt, wie jede andere KI-gestützte Arbeit. Mit einem Workflow startet das Team einheitlicher. Die Prüfung selbst ersetzt er nicht.
