Så kopplar du bolagets verktyg och data till AI
6 minuters läsning
Det mesta av ett konsultbolags kunskap finns i SharePoint, Google Drive, Slack och ett dussin andra ställen, inte i en mapp som någon kom ihåg att ladda upp. Här är vad det faktiskt innebär att koppla AI till de verktygen.
Att koppla bolagets verktyg till AI betyder att AI:n läser era riktiga dokument och meddelanden direkt i de verktyg ni redan använder, till exempel SharePoint, Google Drive, Slack och Outlook, i stället för att arbeta med det som någon råkade klistra in. Det spelar roll eftersom det mesta av ett bolags kunskap aldrig klistras in någonstans. Den ligger på en delad enhet, i en projektkanal eller i en inkorg, och med kopiera och klistra in ser AI:n bara den lilla del som någon kom ihåg att ta med.
Valet står alltså mellan ett AI-verktyg som ser lite av bolagets material och ett som kan använda det som faktiskt finns sparat.
Därför fungerar inte kopiera och klistra in i större skala
Kopiera och klistra in fungerar för ett enskilt dokument men inte mycket längre än så. Så fort en uppgift kräver tre tidigare rapporter, en kunds delade mapp och en relevant Slack-tråd måste någon leta fram var och en, avgöra vad som fortfarande gäller och klistra in det för hand. Under tidspress hoppar folk över det steget, och utkastet bygger på mindre sammanhang än bolaget faktiskt har.
Det finns också en kostnad som växer med tiden: med kopiera och klistra in följer ingenting med från en uppgift till nästa. Någon börjar leta på nytt för varje ny uppgift, även efter material som bolaget har använt ett dussin gånger tidigare. När verktygen är anslutna behöver ingen göra om den sökningen, eftersom AI:n når samma dokument och kanaler som teamet redan arbetar i, utan att någon behöver flytta materialet för hand.
Vad anslutna verktyg faktiskt tillför
Olika verktyg innehåller olika sorters kunskap, och varje anslutning tillför något eget till utkastet.
| Verktygstyp | Exempel på anslutningar | Vad det tillför ett utkast |
|---|---|---|
| Dokumentlagring | SharePoint, Google Drive | Tidigare rapporter, mallar och referensmaterial |
| Teamkommunikation | Slack, Microsoft Teams | Sammanhang från hur ett projekt faktiskt utvecklades |
| E-post | Outlook | Kundens instruktioner och beslut som fattats via mejl |
| Leveransformat | Word, PowerPoint, Excel | Resultat i det format som kunden redan förväntar sig |
De tre första raderna är det som AI:n läser från. Den sista är vägen ut: ett dokument som teamet kan lämna över utan att formatera om det först. En anslutning som bara fungerar åt ena hållet, som läser in men aldrig levererar i ett användbart format, lämnar fortfarande det sista steget åt en människa.
Ta en marknadsöversikt som en konsult ska leverera inom ett dygn. Utan anslutna verktyg går den första timmen åt till att hitta förra kvartalets version av samma översikt på en delad enhet, kolla en Slack-tråd för att se vad kunden ville fokusera på den här gången och fiska fram kundens egen brief ur en mejlkedja. Med verktygen anslutna är det letandet redan gjort innan utkastet påbörjas, och konsulten lägger timmen på analysen i stället.
Era befintliga behörigheter gäller fortfarande
Att ansluta ett verktyg betyder aldrig att alla plötsligt kan se allt i det. De behörighetsregler som bolaget redan har i SharePoint, Google Drive eller Slack följer med oförändrade: om någon inte kan öppna ett dokument i dag ändras inte det när verktyget kopplas till AI. Hebno läser inom de behörigheter som verktygen redan upprätthåller, så ingen kan använda AI:n för att ta sig runt bolagets befintliga kontroller.
Det är värt att säga rakt ut, eftersom just den oron ofta får bolag att avstå från att ansluta sina verktyg över huvud taget. Att ge ett system bred åtkomst till ett dokumentlager låter som att det borde vidga kretsen av vem som ser vad. Här gör det inte det: AI:n arbetar inom samma gränser som personen redan har, och inte längre. Säkerhetsguiden beskriver hur de gränserna upprätthålls hela vägen, inklusive lagring, kryptering och granskningsloggar.
Så ansluter ni verktygen steg för steg
Införanden kör oftast fast när ett bolag försöker ansluta allt på en gång. Börjar ni smalare kommer teamet snabbare fram till ett användbart resultat och ser tydligt vilka anslutningar som är värda att göra härnäst.
- Välj de ett eller två verktyg som innehåller mest relevant material för det arbete teamet gör oftast. För de flesta bolag är det dokumentlagringen först, eftersom tidigare arbete och mallar finns där.
- Anslut verktyget och kör en riktig brief, en som ni annars skulle ha researchat för hand.
- Jämför utkastet med det teamet tar fram i dag utan den källan ansluten. Skillnaden är vad anslutningen är värd.
- Lägg till nästa verktyg, oftast kommunikation eller e-post, när den första anslutningen har visat sitt värde.
- Utse någon som ansvarar för att se över vilka anslutningar som är aktiva och varför, på samma sätt som bolaget redan har någon som ansvarar för vem som har åtkomst till en delad enhet.
Ni behöver ingen utvecklare för att sätta upp eller underhålla något av detta. Att ansluta bolagets verktyg är konfiguration på administratörsnivå, inte ett systemintegrationsprojekt, och det förblir så enkelt eftersom det använder behörigheter som redan finns i stället för att bygga upp en ny uppsättning från början.
Var anslutna verktyg passar in
Att ansluta verktygen är en av fyra saker som gör att det AI tar fram faktiskt speglar bolagets egen kunskap. De andra tre är tidigare arbete, metoder och det kundmaterial som ett uppdrag tillåter. Guiden om ansluten kunskap beskriver hur de fyra hänger ihop och varför en sökruta för kunskapshantering inte är samma sak som AI som skriver utkast utifrån det den hittar. När en anslutning väl är på plats avgör teamet fortfarande vilka av de källor som kommer fram som hör hemma i ett utkast, precis som med annat material. Guiden om godkända källor beskriver hur ett bolag bestämmer vad det litar på, anslutet eller inte.
