Återanvänd tidigare projektarbete med AI i nya uppdrag
5 minuters läsning
Alla konsultbolag har löst en variant av dagens problem tidigare. Arbetet ligger i gamla projektmappar där ingen hittar det, och en del av det var aldrig bolagets att återanvända. Så här sorterar ni det.
För att återanvända tidigare projektarbete med AI behöver ett bolag göra tre saker i tur och ordning: skilja det som bolaget äger från det som tillhör en kund, godkänna de delar som får återanvändas och se till att varje återanvänd del har en källhänvisning där den dyker upp i nytt arbete. Det mesta av jobbet handlar om att bestämma vad som är tillåtet, och väldigt lite om tekniken.
Konsultbolag gör om arbete av en enkel anledning. Metoden som teamet använde på förra årets problem ligger i en mapp som är döpt efter en kund, skriven för den kunden, och personen som tog fram den sitter i ett annat projekt. Att börja om går snabbare än att leta.
Därför är gamla projektmappar fel källa
Gamla projektmappar innehåller två sorters material som måste hanteras olika. Det ena är bolagets eget tänkande: metoden, ramverket, intervjuguiden och analysens struktur. Det andra är kundens: deras data, deras dokument och de fynd som gällde just deras situation.
Om du riktar ett AI-verktyg mot hela arkivet behandlar det båda likadant. Risken är enkel: ett utkast till en kund citerar en siffra, en formulering eller ett fynd från en annan kunds uppdrag, och ingen märker det eftersom meningen flyter bra. Guiden om ansluten kunskap förklarar varför bolagets kunskap måste kopplas in medvetet och inte allt på en gång.
Vad som får återanvändas och vad som inte får det
Sortera tidigare arbete efter vem som äger det innan något av det kommer i närheten av ett nytt uppdrag.
| Material | Ägare | Får återanvändas hos andra kunder? |
|---|---|---|
| Metoder, ramverk och mallar | Bolaget | Ja, efter godkännande |
| Intervjuguider och enkätupplägg | Bolaget | Ja, med kundspecifika frågor borttagna |
| Anonymiserade lärdomar och mönster | Bolaget | Ja, om ingen kund går att identifiera |
| Kunddata, dokument och korrespondens | Kunden | Nej, bara i den kundens eget arbete |
| Fynd och rekommendationer till en kund | Kunden | Nej, om inte både avtalet och kunden tillåter det |
Det är i den mittersta raden som omdömet behövs. En lärdom som ”marknadsinträdesstudier i den här branschen kräver minst två intervjuomgångar” tillhör bolaget. Samma lärdom med kundens namn, marknad och siffror gör det inte. Att ta bort detaljerna är en uppgift för en människa, och det ska göras en gång, när lärdomen skrivs ner, så att ingen behöver göra om det under tidspress senare.
Gör avslutade projekt till biblioteksposter
Den praktiska enheten för återanvändning är en kort bibliotekspost, inte en kopierad mapp. När ett projekt avslutas skriver teamet ner vad bolaget lärde sig i en form som går att förstå fristående: metoden som användes, när den passar, vad som gick fel och mallen eller guiden som arbetet resulterade i. En eller två sidor räcker.
Varje post behöver en ägare som godkänner den. Ägaren kontrollerar att posten inte innehåller något som en kund skulle ha invändningar mot att se återanvänt, och att metoden är en som bolaget är berett att använda igen. En post som ingen har godkänt är ett utkast och ska märkas som det, så att den som hittar den vet hur mycket vikt den ska ges.
Det här går långsammare än att indexera allt. Men det är också det enda sättet för bolaget att kunna säga vad AI-verktygen utgår från.
Håll kundmaterial inom det egna uppdraget
Kundfiler är fortfarande användbara, men bara i den kundens arbete. En återkommande kunds tidigare rapporter, data och beslut är ofta det mest värdefulla sammanhanget inför nästa projekt med dem, och det finns ingen anledning att gå miste om det.
Den kontroll som spelar roll är den som filerna redan har. Om en konsult inte kan öppna en kunds mapp i bolagets dokumentsystem ska ett AI-verktyg som arbetar åt den konsulten inte heller kunna läsa den. Att föra över befintliga behörigheter är enklare och säkrare än att bygga en andra uppsättning regler som med tiden glider isär från den första. Så kopplar du bolagets verktyg och data till AI förklarar hur det fungerar i praktiken.
Ange källan där återanvänt arbete används
Återanvänt material ska komma in i ett nytt utkast med uppgift om var det kommer ifrån. När ett stycke bygger på en bibliotekspost ska läsaren kunna öppna den posten. När det bygger på en kunds tidigare rapport ska läsaren kunna öppna rapporten.
Det finns två skäl att kräva det. En granskare behöver veta om ett påstående är ny research eller något som har förts över, eftersom överfört material kan vara inaktuellt. Och med källhänvisningarna kan ni visa att ingenting har gått från en kund till en annan: om varje återanvänt stycke pekar på en post i bolagets bibliotek eller på den här kundens egna filer har ni ert svar.
Så ser det ut i Hebno
Hebno samlar bolagets metoder, standarder och anteckningar i ett bibliotek, där en ägare godkänner varje post och poster som inte är godkända markeras som utkast. Kundfiler hämtas från Microsoft 365 och Google Workspace, och Hebno läser bara det som personens konto redan kan öppna. En mapp kan kopplas till ett kundprojekt, och varje svar hänvisar till den post eller fil som användes. På funktionssidan för Kunskap ser du biblioteket och kopplingen till kundfiler.
