Så bygger du en AI-assistent för konsultbolag

En AI-assistent för kundarbete är ett arbetsflöde där bolagets egna metoder, godkända källor och format för resultatet är inbyggda, så att en person kan ge den en brief och få tillbaka ett första utkast som redan ser ut som bolagets arbete. Den är mer än ett enskilt automatiserat steg: den samlar ett litet antal arbetsflöden och regler kring en återkommande typ av uppdrag och är så snävt avgränsad att teamet använder den i stället för att börja i ett tomt fönster.

Ett verktyg som säljs som en assistent som svarar på allt, utifrån vad den än hittar, ligger närmare ett vanligt chattfönster med bolagets logga på. Den användbara varianten är smalare: byggd för en typ av brief, begränsad till de källor som är godkända för den briefen och inställd på att ge resultat i en form som granskaren redan känner igen.

När ett enskilt arbetsflöde inte räcker

Ett återanvändbart arbetsflöde är en nedskriven metod som går att upprepa: källorna, stegen i ordning och formen på resultatet för en typ av uppgift. Det mesta återkommande arbete behöver inte mer än så. En konkurrentgenomgång, en beräkning av marknadsstorlek, ett första utkast till en återkommande rapport: var och en är ett enskilt arbetsflöde, och tre separata arbetsflöden för tre separata uppgifter fungerar bra.

En assistent lönar sig när flera närliggande arbetsflöden, och bedömningen av vilket som ska användas, efterfrågas tillsammans så ofta att det sparar verklig tid att paketera dem. Ett team som gör research inför nya kunder kör till exempel ofta en konkurrentgenomgång, en positioneringskontroll och en intressentöversikt i nästan varje uppdrag, i ungefär samma ordning och med delvis samma källor. Då är en assistent med ordningsföljden och källistan för den typen av arbete bättre än tre lösa arbetsflöden och en person som avgör vilket som ska köras och när.

Vad du ska definiera innan du bygger en

För en assistent behöver du skriva ned mer än för ett enskilt arbetsflöde, eftersom du måste definiera vilka typer av brief den ska hantera och inte bara hur.

Avgränsning: den kategori av brief som assistenten är byggd för, formulerad så snävt att en person efter en genomläsning kan avgöra om en viss förfrågan passar. ”Research inför nya kunder” är avgränsat. ”Research” är det inte.

Källor: vilka externa källor, vilket tidigare arbete i bolaget och vilket tillåtet kundmaterial den får använda, och lika viktigt, vad den inte får röra. Om ingen begränsar den och den kommer åt alla kunders filer har ni ett problem med datahanteringen som bara inte har visat sig än.

Resultatets form: de avsnitt, det format och den struktur som det färdiga utkastet behöver, anpassat efter vad en granskare av den typen av arbete redan förväntar sig.

Det den ska avböja: vad assistenten ska tacka nej till eller flagga i stället för att försöka sig på, till exempel en brief som ligger utanför den definierade kategorin eller en som skulle kräva en källa den inte är godkänd för. Försöker assistenten ändå med en brief som den inte byggdes för blir resultatet ett utkast som ser färdigt ut men inte är det. En granskare missar lättare ett utkast som ser rätt ut men är fel än ett som flaggar att något inte stämmer.

Ägare: vem som uppdaterar assistentens källor, steg och regler för resultatet när bolagets metoder ändras. Som alla arbetsflöden blir den inaktuell utan en namngiven ägare.

Ett exempel

Ta exemplet med research inför nya kunder ovan. Innan det blev en assistent körde tre konsulter var sin version av konkurrentgenomgång, positioneringskontroll och intressentöversikt, i den ordning och från de källor som var och en föredrog. Resultaten varierade beroende på vem som satt i uppdraget.

Avgränsning: research inför nya kunder i ett strategiuppdrag, inte en djupdykning i en enskild konkurrent och inte löpande arbete för en befintlig kund.

Källor: bolagets tidigare genomgångar för liknande kunder, kundens eget positioneringsmaterial och en fast lista med offentliga källor som bolaget redan har granskat för den här typen av research.

Steg: hämta relevanta tidigare genomgångar som förlaga för strukturen, identifiera kundens mest relevanta konkurrenter utifrån briefen, undersök var och en utifrån samma dimensioner, skriv jämförelsen, sedan intressentöversikten och sist positioneringssammanfattningen.

Resultatets form: en jämförelsetabell över konkurrenterna, en intressentöversikt på en sida och en kort positioneringssammanfattning, i den ordning som granskaren förväntar sig att öppna dem.

Det den ska avböja: en förfrågan om löpande konkurrensbevakning efter att uppdraget har startat. Det är ett annat, återkommande arbetsflöde och ingår inte i assistentens avgränsning.

När allt detta var nedskrivet och byggt som en assistent kunde varje konsult som bemannades på ett nytt uppdrag börja från samma uppsättning i stället för att bygga upp den på nytt, eller ännu värre, ta den version som det senaste projektet råkade använda.

Där granskningen fortfarande gäller

Inget av detta ändrar vad som händer när utkastet kommer tillbaka. En assistent tar fram ett första utkast från definierade källor i ett känt format. Om utkastet är redo för kunden avgör fortfarande en människa. Den som granskar kontrollerar fortfarande påståendena mot underlaget, gör fortfarande de bedömningar som briefen faktiskt kräver och godkänner fortfarande arbetet, precis som med allt tillförlitligt kundarbete som tas fram med AI.

Det assistenten ändrar är utgångspunkten. Med en väl avgränsad assistent får granskaren ett utkast som är uppbyggt så som bolaget redan arbetar, i stället för ett generiskt svar på en generisk fråga. Granskarens tid används bättre, men granskningen måste fortfarande göras.