Återanvändbara AI-arbetsflöden för konsultbolag och expertteam
4 minuters läsning
En person kommer på ett bra sätt att göra en viss del av kundarbetet, och kunskapen försvinner med den personen. Med ett återanvändbart arbetsflöde blir en beprövad metod en process som hela teamet kan köra.
Ett återanvändbart AI-arbetsflöde är en beprövad metod för en viss del av kundarbetet, sparad så att resten av teamet kan köra den. I stället för att börja varje projekt i ett tomt fönster, med en enda persons minne av vad som fungerade förra gången, börjar teamet från en metod som redan har fungerat. Så får ett bolag jämn kvalitet ur ett enda starkt projekt.
De flesta expertbolag känner igen problemet. Er bästa analytiker kommer på ett riktigt bra sätt att ta sig an en viss typ av brief. Metoden finns bara i analytikerns huvud. När analytikern är upptagen, ledig eller har slutat försvinner metoden, och nästa person uppfinner en sämre variant. Med återanvändbara arbetsflöden behåller bolaget metoden.
Vad ett återanvändbart arbetsflöde innehåller
Ett återanvändbart arbetsflöde innehåller den del av en metod som går att upprepa: vilka källor ni utgår från, hur briefen formuleras, vilka steg som körs i vilken ordning och vad resultatet ska innehålla. Förberedelserna blir standardiserade, så att den som gör arbetet kan lägga tiden på de bedömningar som ingen annan kan göra. Själva bedömningen automatiseras inte bort.
Standardisera förberedelserna och lämna bedömningen åt experten. Bygger ni ett arbetsflöde som automatiserar expertens avvägning har ni bara återskapat problemet med generiska utkast i ett processdiagram. Automatiserar det i stället det repetitiva förarbetet runt avvägningen får experten tillbaka tid att göra den väl.
Där arbetsflöden lönar sig
Arbetsflöden är värda att bygga överallt där bolaget gör samma typ av arbete mer än några gånger. Några vanliga exempel:
| Återkommande arbete | Det som standardiseras | Det som ligger kvar hos experten |
|---|---|---|
| En researchbrief | Källor, struktur, format för underlaget | Tolkningen och slutsatserna |
| En positionerings- eller strategianalys | Metoden för att rama in frågan och indata | Det strategiska beslutet |
| Ett första utkast till en återkommande rapport | Avsnitt, källor, vad som ska ingå | Granskningen och argumentationen |
I alla tre fallen är det som är likadant varje gång redan gjort, medan det som skiljer sig ligger kvar hos experten. Analytikern behöver inte längre bestämma från början hur briefen ska vara uppbyggd och kan lägga den tiden på vad briefen faktiskt säger.
Från ett bra projekt till ett arbetsflöde
Det tar inte lång tid att göra en engångsinsats till ett återanvändbart arbetsflöde, och det bästa tillfället är när ett projekt just har gått bra.
- Lägg märke till en metod som fungerade. En brief blev bra, och arbetssättet kändes som något ni kunde göra igen.
- Plocka ut det som går att upprepa: källorna ni använde, hur briefen formulerades, ordningen på stegen och hur resultatet var uppbyggt.
- Spara det som ett arbetsflöde, så att nästa liknande brief börjar från det upplägget i stället för ett tomt fönster.
- Låt resten av teamet köra det, så att en person inte längre är ensam om att kunna metoden.
- Förbättra det efter hand. Ett arbetsflöde kan ändras: när någon hittar ett bättre steg får hela teamet det.
Med tiden blir bolagets bästa sätt att göra något det sätt som alla gör det på, i stället för tyst kunskap som några få personer råkar ha.
Arbetsflöden och assistenter
En assistent ligger nära ett arbetsflöde. Ett arbetsflöde kör en bestämd följd av steg, medan en assistent är uppsatt kring en viss typ av arbete och dess metoder, så att en person kan ge den en brief och få tillbaka ett första utkast som redan följer bolagets arbetssätt. Skillnaden betyder mindre än det de har gemensamt: båda gör att en beprövad metod går att upprepa, så att fler i teamet konsekvent arbetar enligt bolagets standard.
Oavsett vilket är resultatet fortfarande ett första utkast som en expert granskar. Att återanvända en metod ändrar inte regeln från guiden om tillförlitligt kundarbete: den som granskar arbetet är den som ansvarar för det. Ett återanvändbart arbetsflöde gör förberedelserna enhetliga, men någon granskar fortfarande resultatet.
Därför ökar nyttan med tiden
Med återanvändbara arbetsflöden slutar AI i kundarbetet att vara en rad enstaka lyckade försök och blir en tillgång. Varje gång någon sparar en metod blir bolaget lite snabbare och mer konsekvent i den typen av arbete, och det spelar mindre roll vem som sitter i rummet. Med tiden blir upplägget också svårt att lämna, eftersom bolaget har byggt in sina egna metoder i det i stället för att hyra ett generiskt verktyg.
