Så gör du en fungerande metod till ett återanvändbart arbetsflöde
5 minuters läsning
En metod blir ett arbetsflöde i samma stund som någon skriver ner det som är likadant varje gång den körs. Här är vad dokumentet ska innehålla och hur ett riktigt exempel ser ut.
En metod blir ett återanvändbart AI-arbetsflöde när någon skriver ner de delar som är likadana varje gång den körs: källorna den bygger på, stegen i rätt ordning och resultatets form. Arbetsflödet är den nedskrivna uppsättningen, sparad så att nästa person inte behöver återskapa den ur minnet. Bedömningarna gör fortfarande en expert.
De flesta bolag har redan metoder som är värda att ta tillvara. En erfaren researcher har ett pålitligt sätt att lägga upp en konkurrentkartläggning. En analytiker har hittat en bra ordning för att bygga upp en beräkning av en marknads storlek. Inget av det finns nedskrivet någonstans. Det finns i en persons huvud, och nästa person som gör liknande arbete börjar med ett tomt fönster och sin egen gissning om samma problem.
När en metod är redo att bli ett arbetsflöde
Alla bra resultat är inte värda att göra till arbetsflöden ännu. Några saker är värda att kontrollera först.
Arbetet ska återkomma. En metod som har använts en gång formades troligen av just den briefen och inte av något upprepbart. En metod som har dykt upp tre eller fyra gånger, i ungefär samma form, är en bättre kandidat.
Uppsättningen ska också verkligen vara densamma varje gång. Ett arbetsflöde sparar bara tid på den del som inte ändras. Om källorna, vinkeln och strukturen skiljer sig kraftigt från gång till gång finns det kanske ingen upprepbar uppsättning att skriva ner än, bara en person som är genomgående bra på bedömningsdelen.
Och någon ska kunna sätta ord på vad som fungerade. Om den som körde metoden kan redogöra för vilka källor som användes, i vilken ordning arbetet gjordes och vad den färdiga texten behövde innehålla, är metoden redo att skrivas ner. Kan personen bara säga att ”det föll på plats” riskerar ni att göra en engångslösning till regel om ni skriver ner den för tidigt.
Vad du ska skriva ner
Ett dokument för ett arbetsflöde är kort. Blir ett sådant dokument liggande oanvänt beror det oftast på att något av fälten nedan saknas.
| Fält | Vad det besvarar |
|---|---|
| Tillämpning | Vilken typ av brief som kräver arbetsflödet, och vilken som inte gör det |
| Källor | Vilka dokument, verktyg eller tidigare arbeten det bygger på |
| Steg | Arbetsordningen, från brief till färdigt utkast |
| Resultatets form | Vilka avsnitt eller vilket format resultatet ska innehålla |
| Ägare | Vem som uppdaterar det när metoden ändras |
Raden om tillämpning är viktigare än den ser ut. Ett arbetsflöde som används på fel typ av brief ger ett utkast som formellt följer stegen men ändå missar poängen, eftersom briefen inte motsvarade det som arbetsflödet byggdes för. Att ange vad arbetsflödet inte är till för är lika användbart som att ange vad det är till för.
Ett konkret exempel
Ta en konkurrentkartläggning som ett strategiteam gör för nya kunder. Innan den blev ett arbetsflöde fanns metoden i huvudet på en senior konsult som råkade vara bra på det. Så här gick det till att skriva ner den.
Tillämpning: en ny kundbrief som efterfrågar en bild av konkurrenslandskapet, inte en djupgående profil av en enskild konkurrent.
Källor: bolagets tidigare kartläggningar för liknande kunder, kundens eget positioneringsmaterial och en fast uppsättning offentliga källor som bolaget redan litar på för den här typen av arbete.
Steg: hämta de tidigare kartläggningarna som förlaga för strukturen, identifiera kundens fem mest relevanta konkurrenter utifrån briefen och tidigare arbete, gå igenom var och en mot en fast uppsättning dimensioner och skriv en jämförelse innan den löpande sammanfattningen.
Resultatets form: en jämförelsetabell över de fem konkurrenterna, följd av en text på två sidor som en konsult kan lämna till kunden efter granskning.
Ägare: konsulten som tog fram metoden, tills ansvaret går över till den som leder strategiarbetet.
När det här väl var nedskrivet kunde en annan konsult göra samma kartläggning utan att rekonstruera upplägget från början. Jämförelsetabellen och listan över källor kom från arbetsflödet. Vilka konkurrenter som faktiskt spelade roll för den här kunden, och vad fynden betydde för kundens positionering, kom fortfarande från personen som körde det.
Där arbetsflöden blir inaktuella
Ett nedskrivet arbetsflöde är inte beständigt, och det brukar bli inaktuellt på ett par förutsägbara sätt.
Utan en ägare halkar ett arbetsflöde efter. Någon stöter på ett specialfall som det inte täcker, löser det tillfälligt en gång, och lösningen kommer aldrig tillbaka in i dokumentet. Nästa person stöter på samma specialfall helt oförberedd.
Det andra misstaget är att försöka standardisera bedömningen och inte bara uppsättningen. Skriver ni in slutsatsen i arbetsflödet blir resultatet sämre än det som personen bakom metoden hade kommit fram till på egen hand, eftersom den del av arbetet som faktiskt krävde eftertanke har tagits bort. Guiden om återanvändbara arbetsflöden går igenom den gränsen mer i detalj: standardisera förberedelserna, aldrig det beslut som en expert måste fatta.
Resultatet är fortfarande ett utkast
Att göra en metod till ett arbetsflöde ändrar hur ett utkast tas fram, inte vad som händer efteråt. Resultatet är fortfarande ett första utkast, och en expert granskar det fortfarande innan det når kunden, precis som med annat arbete där AI har hjälpt till. Ett arbetsflöde gör utgångsläget mer enhetligt i teamet. Det ersätter inte själva granskningen.
