AI-kunskapsbas för konsultbolag: vad ska in först?
5 minuters läsning
De flesta bolag startar en kunskapsbas genom att lägga in allt de har, och får sedan dåliga svar på alla frågor. Ett litet bibliotek med rätt material, inlagt i rätt ordning, är användbart från första veckan.
En AI-kunskapsbas för konsultbolag bör börja med bolagets metoder och standarder, eftersom de återanvänds i nästan varje projekt, ändras långsamt och helt och hållet tillhör bolaget. Offerter och projektsammanfattningar kommer i andra hand. Råa projektmappar, mejl och chatt kommer sist, och många bolag behöver aldrig lägga in dem alls.
Det vanliga misstaget är att börja med mängden. Att lägga in varje fil bolaget har känns grundligt, men resultatet blir ett bibliotek där ett ersatt utkast väger lika tungt som den godkända versionen. Ett AI-verktyg som läser det biblioteket citerar den version det råkar hitta.
Därför fungerar det bättre att börja smått
Ett litet bibliotek är bättre eftersom du kan lita på varje bibliotekspost i det. Tjugo dokument som någon har läst och godkänt gör ett utkast bättre. Tjugotusen dokument som ingen har tittat på sedan de sparades tillför mest brus, och ibland något som är fel.
En liten start gör det också lätt att bedöma det första resultatet. När ett utkast hänvisar till ett av tjugo kända dokument känner konsulten som läser det till källan och ser direkt om den har använts på rätt sätt.
Vad du lägger in, i tur och ordning
Lägg in materialet i ordningen nedan. Varje steg är användbart i sig, så folk kan börja arbeta innan hela listan är klar.
| Ordning | Vad du lägger in | Varför det kommer här |
|---|---|---|
| 1 | Metoder och ramverk som bolaget använder | Återanvänds i de flesta projekt och ägs av bolaget |
| 2 | Kvalitetsstandarder och skrivregler | Påverkar varje utkast och är kort nog att godkänna på en timme |
| 3 | Nyligen vunna offerter | Visar hur bolaget beskriver sitt eget arbete |
| 4 | Projektsammanfattningar utan kunduppgifter | Lärdomarna finns kvar medan kundmaterialet hålls utanför |
| 5 | Researchanteckningar och läslistor | Användbart, men blir snabbt inaktuellt och behöver en ägare som håller det aktuellt |
Stanna efter steg två om det är all tid som finns. Redan metoder och standarder ändrar strukturen och tonen i utkasten, och det är den delen granskarna lägger mest tid på att rätta.
Vad du ska utelämna
Utelämna allt som ingen skulle vilja se citerat. Det gäller utkast som har ersatts, interna diskussioner om en kund, personliga anteckningar och gamla versioner av dokument som har en aktuell version.
Kundmaterial är ett fall för sig. Det ska inte ligga i bolagets gemensamma bibliotek över huvud taget. Det hör hemma i kundens eget projekt, där bara de som redan har åtkomst kan läsa det, och det används bara i arbetet för den kunden. I guiden om ansluten kunskap förklarar vi gränsen mellan det som bolaget äger och det som en kund äger.
Ge varje bibliotekspost en ägare
Varje post behöver en person som godkänner den och som folk vänder sig till när den blir inaktuell. Utan ägare fylls biblioteket av dokument som stämde när de lades in och som ingen har kontrollerat sedan dess.
Uppgiften är inte betungande. Ägaren bekräftar att posten är den aktuella versionen, att den inte innehåller något som inte får återanvändas och att den fortfarande speglar hur bolaget arbetar. Det som ännu inte är godkänt kan ändå ligga i biblioteket, så länge det är märkt som utkast så att läsare och verktyg behandlar det därefter.
En ägare avgör också tvister. När det finns två versioner av en metod bestämmer ägaren vilken bolaget använder. Då har biblioteket en version, och oenigheten dyker inte upp igen i varje utkast.
Så ser du om biblioteket är användbart
Testet för en kunskapsbas är om utkasten hänvisar till den och om hänvisningarna är rätt. Titta efter de första veckorna på en handfull utkast och kontrollera tre saker: att poster från bolaget finns bland källorna, att det var rätt poster för uppgiften och att granskarna rättar struktur och ton mindre än tidigare.
Om posterna aldrig citeras har biblioteket antingen fel material, eller så beskriver posterna materialet dåligt. Om fel poster citeras överlappar två av dem, och den ena bör tas bort. Båda felen är billigare att rätta vid tjugo poster än vid tvåtusen.
Så ser det ut i Hebno
Hebno samlar bolagets metoder, standarder och anteckningar i ett bibliotek. En ägare godkänner varje post, och poster som inte är godkända märks som utkast. Du kan ställa frågor till biblioteket med vanliga ord, en researchkörning hämtar det avsnitt den behöver, och varje svar hänvisar till sin post. Kundfiler ansluts separat, med de behörigheter de redan har. På funktionssidan för Kunskap ser du biblioteket.
Hur biblioteket hänger ihop med bolagets andra verktyg beskriver vi i Så kopplar du bolagets verktyg och data till AI.
