Agents IA planifiés pour les briefs clients récurrents

Un agent IA planifié exécute un brief client récurrent à un rythme fixe, si bien que la première version est prête quand le consultant s'y met. Régler le calendrier prend une minute. La suite dépend de trois choses : qui lit chaque exécution, ce qu'il en fait, et si quelqu'un remarque le moment où elle ne sert plus à rien.

Cet article part du principe que la tâche a déjà été choisie et décrite sous forme de méthode. Il traite de ce qui vient ensuite : le rythme, la relecture et l'entretien.

Caler le rythme sur la décision

Fixez le calendrier en fonction du moment où quelqu'un a besoin du résultat, et non de la fréquence à laquelle les sources changent. Une veille de marché hebdomadaire ne mérite d'être lancée chaque semaine que si quelqu'un la regarde chaque semaine et peut agir en conséquence. Si l'échange avec le client qu'elle prépare a lieu une fois par mois, mieux vaut une exécution mensuelle qui couvre une période plus longue.

Rythme	Adapté à	Lecteur type
Quotidien	Sujets qui évoluent vite pendant une mission en cours	Le consultant qui pilote le chantier
Hebdomadaire	Points d'avancement, veille concurrentielle et réglementaire	Le directeur de mission
Mensuel	Reporting des missions récurrentes, actualité sectorielle pour un comité de pilotage	L'associé ou le responsable du client
À la demande	Briefs qui reviennent sans date fixe, comme les propositions commerciales	La personne qui lance l'exécution

Lancer l'agent plus souvent que le lecteur ne peut suivre a un coût qui dépasse celui des exécutions perdues. On prend l'habitude de survoler, et en survolant on manque les vrais changements.

Un relecteur désigné pour chaque exécution

Chaque agent planifié a besoin d'une personne désignée qui attend son résultat et le lit. Une boîte de réception partagée ou un canal d'équipe ne compte pas, parce que chacun suppose qu'un autre a regardé.

La tâche du relecteur est circonscrite. Il vérifie les affirmations de l'exécution au regard des sources affichées, décide de ce qui compte pour le client et ajoute ce que les sources ne couvrent pas. Rien de ce que produit un agent planifié ne doit parvenir au client avant cette étape. Premier jet d'IA : pourquoi le relire avant de le livrer au client détaille ce que doit couvrir cette vérification.

Quand le relecteur change de projet ou quitte le cabinet, désignez un nouveau relecteur le jour même. Mettez en pause tout agent sans lecteur jusqu'à ce qu'il en ait un.

Ne pas toucher au brief ni aux sources entre deux exécutions

Vous ne pouvez comparer une exécution planifiée à la précédente que si le brief et les sources n'ont pas changé. C'est tout l'intérêt de la planification : vous lisez la mise à jour de ce mois-ci en regard de celle du mois dernier, et tout écart entre les deux vient d'un changement dans le monde réel. Si la formulation du brief a changé elle aussi, personne ne peut dire d'où vient l'écart.

Vous aurez malgré tout des changements à faire, par exemple quand un client ajoute un concurrent à surveiller ou qu'une source cesse de paraître. Faites chaque modification délibérément, notez la date et prévenez le relecteur, pour qu'il lise l'exécution suivante en connaissance de cause.

Faire le point sur chaque agent tous les trimestres

Une fois par trimestre, examinez chaque agent planifié et demandez-vous s'il vaut encore la peine de le faire tourner. Trois questions suffisent. Quelqu'un a-t-il lu chaque exécution ? L'une d'elles a-t-elle débouché sur une décision ou sur un échange avec le client ? Le brief s'est-il éloigné de ce qui préoccupe aujourd'hui le client ?

Si personne n'a donné suite aux exécutions d'un agent pendant un trimestre, envisagez de ralentir le rythme ou de l'arrêter. Les agents s'accumulent comme les réunions récurrentes, et plus il y en a qui tournent sans lecteur, plus on prend l'habitude d'ignorer aussi les agents utiles.

Mettre en pause avant de supprimer

Mettez un agent en pause quand sa mission entre dans une période calme, et ne le supprimez que lorsque le travail est définitivement terminé. Les missions clients s'arrêtent et reprennent. Un contrat récurrent est suspendu pour un trimestre, ou une veille est mise de côté pendant que le client se réorganise. La mise en pause conserve la méthode, les sources et l'historique des exécutions précédentes, pour que l'agent reprenne là où il s'était arrêté.

Un plafond de dépenses par agent est un garde-fou utile pour la même raison. Un agent planifié continue de tourner, que quelqu'un le surveille ou non, et le plafond limite ce que peut coûter une exécution sans surveillance.

Concrètement, dans Hebno

Dans Hebno, un agent s'exécute chaque jour, chaque semaine ou chaque mois, ou quand quelqu'un le lance. Il est associé à un projet client et aux skills du cabinet, si bien que ses sources restent limitées à ce que ce projet autorise. Un agent peut être mis en pause sans être supprimé, chacun a un plafond de dépenses et se met en pause avant de le dépasser, et les exécutions sont affichées par agent pour qu'un responsable voie lesquels servent vraiment. La page Agents montre le calendrier et la vue des exécutions.

Le guide des méthodes d'IA réutilisables montre la place du travail planifié parmi les autres méthodes reproductibles du cabinet.